Comment utiliser ChatGPT dans les RH ?
Tout comme le vaisseau spatial ayant aspiré Peter Quill dans Les Gardiens de la Galaxie a transformé la vie du personnage principal du film, l'intelligence artificielle (IA) a révolutionné de nombreux aspects du monde moderne, et les ressources humaines ne font pas exception.
L'utilisation de modèles de langage de pointe tels que ChatGPT offre désormais aux professionnels des RH des opportunités sans précédent pour automatiser et améliorer de nombreuses tâches traditionnellement manuelles. Plutôt “spatial”, non ?
Dans cet article, nous explorerons en détail comment les RH peuvent tirer parti de ChatGPT, allant de la gestion des candidatures à l'engagement collaborateurs, en passant par la formation continue. Nous passerons en revue des exemples d'utilisation de ChatGPT dans les RH et fournirons des conseils pratiques pour exploiter pleinement le potentiel de cette technologie innovante.
Qu’est-ce que l’IA Générative ? Et ChatGPT dans tout ça ?
Un petit rappel ne fait jamais de mal : L'IA générative fait référence à un sous-ensemble de techniques d'intelligence artificielle. Ces techniques se concentrent sur la génération de nouveaux contenus, tels que des images, du texte, de l'audio et même de la vidéo, sur la base de données d'entrée ou de modèles appris à partir de données d'entraînement.
Il existe de nombreuses IA Génératives, dont les plus connues sont :
- ChatGPT - Utilisé pour générer du texte en réponse à des requêtes utilisateurs.
- Character.ai - Permet des interactions avec des personnages célèbres, réels ou fictifs.
- Google Bard - Chatbot développé par Google similaire à ChatGPT.
- Poe - Permet de poser des questions simultanées à différentes IA.
- QuillBot - Outil de paraphrase et de reformulation.
- PhotoRoom - Transforme des photos en images de qualité professionnelle.
- CivitAI - Crée des œuvres d'art uniques.
- Midjourney - Génère des œuvres d'art ou des images photoréalistes.
- Hugging Face - Plateforme de partage de modèles d'IA.
- Perplexity AI - Agent conversationnel qui répond aux questions en langage naturel
ChatGPT est un modèle de traitement du langage naturel développé par OpenAI. Basé sur l'architecture GPT-4, il utilise l'intelligence artificielle générative pour générer du texte de manière cohérente et contextuelle en réponse à des questions ou des demandes formulées par les utilisateurs.
Compréhension et génération de texte : ChatGPT peut comprendre le contexte de la conversation et générer des réponses pertinentes. Il est capable de traiter des questions complexes, d'offrir des explications détaillées, et de fournir des recommandations basées sur les informations fournies.
Large base de connaissances : Formé sur un vaste corpus de données textuelles, ChatGPT possède des connaissances couvrant un large éventail de sujets, bien que sa base de données soit limitée à des informations disponibles jusqu'à sa date de formation (coupure des connaissances en 2023).
Polyvalence : Il peut être utilisé pour diverses applications, telles que le service à la clientèle, l'assistance à la rédaction, la traduction de langues, la recherche d'informations, et même la création de contenu.
Adaptabilité : ChatGPT peut être intégré dans divers systèmes et plateformes, améliorant ainsi l'interaction utilisateur et automatisant les tâches répétitives.
Personnalisation : Les utilisateurs peuvent ajuster les paramètres pour aligner sur le ton, le style et les besoins spécifiques de leur audience.
L’IA générative, comme ChatGPT, peut être utilisée de plusieurs façons dans les RH, notamment pour l'apprentissage et la formation personnalisés, l'évaluation et le développement des compétences, l'acquisition et le recrutement de talents, l'engagement et le retour d'information des salariés… Pour en savoir plus sur les avantages de l’IA Générative pour les Ressources Humaines, lisez notre article dédié !
Cas d’utilisation de ChatGPT dans les RH
ChatGPT est un outil innovant pour les ressources humaines car il automatise la rédaction des descriptions de postes, génère des questions d'entretien et en fournit un support pour la gestion des collaborateurs.
Innovation dans le recrutement
Créer des descriptions de postes dynamiques et attrayantes qui évoluent avec les tendances du marché.
L'innovation dans le recrutement consiste à utiliser des outils et des approches modernes pour créer des descriptions de postes dynamiques qui attirent les talents. En s'appuyant sur l'analyse des tendances du marché et les retours des employés, les descriptions de postes peuvent être continuellement mises à jour pour refléter les compétences et les qualités recherchées. Cette approche proactive permet d'attirer des candidats de haute qualité et de s'assurer que les postes proposés restent compétitifs et pertinents.
Recrutement et acquisition de talents
Amélioration des processus de recrutement grâce à une correspondance précise des compétences des candidats avec les exigences du poste.
L'utilisation d'outils avancés pour analyser et correspondre les compétences des candidats avec les exigences spécifiques des postes permet d'améliorer considérablement l'efficacité du recrutement. En se basant sur des données précises et des algorithmes sophistiqués, les recruteurs peuvent identifier les candidats les mieux adaptés pour chaque rôle. Cela réduit non seulement le temps et les coûts associés au recrutement, mais assure également un meilleur ajustement culturel et professionnel, augmentant ainsi les taux de rétention.
Développement des collaborateurs
Identification des écarts de compétences et génération de programmes de formation personnalisés.
Le développement personnel est crucial pour la croissance et la satisfaction des collaborateurs. En identifiant les écarts de compétences, les organisations peuvent déterminer les domaines où les collaborateurs nécessitent une formation supplémentaire. Utiliser des outils d'évaluation avancés permet de tracer un profil détaillé des compétences existantes et manquantes. À partir de cette analyse, des programmes de formation personnalisés peuvent être générés, ciblant précisément les besoins individuels et organisationnels. Ces programmes sur mesure assurent une montée en compétences efficace, alignée sur les objectifs de l'entreprise.
Automatisation des flux de travail
Simplification des processus liés à la gestion des compétences et des ressources humaines.
L'automatisation des flux de travail dans les ressources humaines permet de simplifier et d'accélérer les tâches administratives courantes, comme la gestion des horaires, le traitement des paies, et la gestion des congés, la gestion des dossiers des employés, le suivi des formations, et la mise à jour des compétences. En intégrant des solutions automatisées, les équipes RH peuvent réduire les erreurs humaines, libérer du temps pour se concentrer sur des tâches stratégiques, et améliorer l'efficacité globale des opérations RH. Cela inclut l'utilisation de logiciels pour automatiser la planification, le suivi et la gestion des performances des salariés.
Personnalisation accrue
Adapter les formations et les descriptions de poste aux besoins spécifiques des collaborateurs et de l'organisation.
Une approche personnalisée dans les ressources humaines permet de mieux répondre aux besoins uniques de chaque employé et de l'organisation. En adaptant les programmes de formation et les descriptions de poste, les entreprises peuvent garantir que les employés acquièrent les compétences pertinentes et sont placés dans des rôles où ils peuvent exceller. Cette personnalisation augmente non seulement l'engagement des employés mais contribue également à leur développement professionnel et à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Engagement des salariés
Utiliser des contenus génératifs pour développer des matériaux de formation engageants et interactifs.
Pour maintenir un haut niveau d'engagement des salariés, il est essentiel de proposer des matériaux de formation qui soient non seulement informatifs, mais aussi engageants et interactifs. L'utilisation de contenus génératifs, tels que des simulations interactives, des vidéos, et des quiz personnalisés, permet de créer des expériences d'apprentissage immersives. Ces méthodes modernes captivent les employés, augmentent la rétention des informations et encouragent une participation active au processus de formation.
Analyse prédictive
Anticiper les besoins en compétences futures et adapter les stratégies de développement professionnel en conséquence.
L'analyse prédictive joue un rôle clé dans la gestion proactive des talents. En utilisant des modèles prédictifs basés sur des données historiques et des tendances actuelles, les organisations peuvent anticiper les compétences qui seront nécessaires à l'avenir. Cela permet de planifier et de mettre en œuvre des stratégies de développement professionnel adaptées pour combler les lacunes futures. En restant à l'avant-garde des besoins en compétences, les entreprises peuvent maintenir leur compétitivité et assurer une croissance continue.
Comment bien utiliser ChatGPT ?
Etape 1 : Comprendre l’outil
Comprendre les différentes offres de ChatGPT est essentiel avant de commencer à l’utiliser. L’outil offre souvent une version gratuite qui peut inclure des fonctionnalités de base avec certaines limites sur le nombre de requêtes ou la complexité des tâches. Les versions payantes proposent généralement un accès étendu, des limites supérieures pour les requêtes, des réponses plus rapides, des fonctionnalités avancées indispensables pour les applications professionnelles complexes, ainsi qu'une sécurité renforcée des données. En fonction de votre objectif et votre niveau d’utilisation de ChatGPT, vous voudrez peut-être opter pour la version payante.
Etape 2 : Personnaliser ses instructions
Pour une utilisation efficace de ChatGPT dans les processus RH, il est essentiel d'avoir une compréhension approfondie de la manière de formuler des instructions qui orientent précisément l'IA vers les résultats souhaités. Voici quelques conseils pour optimiser cette interaction :
Personnaliser les instructions : Les instructions personnalisées permettent de guider ChatGPT pour des réponses plus ciblées et contextuellement appropriées. Vous pouvez les trouver dans la section des paramètres.
Être spécifique : Des instructions détaillées augmentent vos chances d'obtenir une réponse correspondant à vos attentes. Par exemple, au lieu de demander "Propose des idées de formations pour…", précisez "Génère cinq formations pour un poste de responsable RH".
Contextualiser : Fournir des détails sur le contexte spécifique dans lequel vous travaillez. Si vous préparez une session de formation, indiquez le public cible, les objectifs d'apprentissage et le type de contenu requis.
Adopter un style direct : Utilisez un ton clair et direct pour vos instructions.
Etape 3 : Bien rédiger ses prompts
L'utilisation de l'intelligence artificielle générative, telle que ChatGPT, peut transformer de manière significative les fonctions RH. Pour maximiser l'efficacité de cette technologie, il est crucial de bien formuler des requêtes ou des prompts.
Il existe deux types de prompts : les questions ouvertes, qui laissent une grande liberté à l'IA pour la réponse, et les prompts à trous, qui fournissent un cadre structuré guidant l'IA vers une réponse spécifique.
Les questions ouvertes sont utiles pour explorer des idées ou obtenir des informations générales, tandis que les prompts à trous sont particulièrement utiles pour générer du contenu ciblé ou des documents spécifiques.
En comprenant et en appliquant ces deux types de prompts, vous pouvez tirer le meilleur parti de l'IA générative pour optimiser vos processus RH, assurant ainsi une meilleure gestion et un meilleur développement de vos collaborateurs.
Exemple de prompt concret
“Je travaille en tant que responsable RH et je cherche à développer un programme de formation continue pour les employés en gestion. Pourriez-vous me proposer un plan de formation qui inclut des modules sur la communication interpersonnelle, la résolution de conflits et le leadership ? Je préfère des formats interactifs et des études de cas comme méthodes d'enseignement. ”
Nos prompts ChatGPT pour les RH : exemples et prompts à copier
Chaque phase du parcours du collaborateur présente des occasions spéciales d'intégrer l'intelligence artificielle afin d'optimiser les procédures et les échanges. Les prompts ChatGPT mis en place sont élaborés pour offrir des solutions personnalisées qui ciblent précisément les enjeux et les exigences de votre entreprise.
5 Exemples de bons et de mauvais prompts pour les RH
Recrutement
Bon Prompt : "Crée une description de poste pour un gestionnaire de projet numérique incluant des compétences en gestion d'équipe et budget."
Mauvais Prompt : "Fais une description de poste.
Onboarding
Bon Prompt : "Crée une checklist détaillée pour l'onboarding des nouveaux employés couvrant les premières deux semaines de travail."
Mauvais Prompt : "Checklist pour nouveaux salariés."
Formation et développement
Bon Prompt : "Élabore un programme de formation sur 12 mois pour développer les compétences de leadership stratégique chez les jeunes managers dans le secteur des technologies de l'information."
Mauvais Prompt : "Programme de formation pour managers."
Évaluation
Bon Prompt : "Crée un système de scoring pour quantifier les compétences en communication interne."
Mauvais Prompt : “Scoring pour évaluation de compétences.”
Engagement collaborateur et fidélisation
Bon Prompt : "Propose une liste de 10 initiatives non monétaires pour améliorer l'engagement et la rétention des collaborateurs dans une entreprise technologique."
Mauvais Prompt : "Idées pour garder les employés."
5 templates de prompts prêts à l’emploi !
Pour vous aider à mieux comprendre comment personnaliser vos interactions avec ChatGPT, voici 5 prompts à copier/coller que vous pourriez utiliser :
- "Crée une description de poste pour un [titre du poste] qui nécessite [compétence 1], [compétence 2] et [compétence 3]."
- Liste [nombre] questions d'entretien qui évaluent [compétence spécifique] pour un [titre du poste].
- "Formule des questions pour une revue de compétences [compétence 1] [compétence 2] [compétence 3] : axée sur l'amélioration continue."
- "Développe un atelier sur [sujet] pour [groupe cible], se concentrant sur [compétence spécifique]."
- "Propose [nombre] de [type d'initiatives] pour améliorer [objectif spécifique] chez les salariés de [type d'entreprise].
Téléchargez notre Guide pratique de l'IA Générative pour les RH !
Dans ce guide, retrouvez 20 prompts spécialement conçus pour répondre à divers besoins du cycle de vie du collaborateur, répartis entre questions ouvertes et prompts à trous. Chacun est conçu pour maximiser l'efficacité des tâches RH en utilisant ChatGPT, vous aidant à naviguer efficacement depuis le recrutement jusqu'à la formation.
Aller plus loin en associant l’IA et l’IA Générative
Malheureusement, l’IA Générative seule ne suffit pas pour une optimisation maximale de vos processus RH et de votre gestion des talents.
Limites de l’IA Générative
Exactitude des informations : Les IA comme ChatGPT se basent sur des données d'Internet non vérifiées ni toujours à jour, pouvant entraîner des recommandations ou des données inexactes ou non pertinentes.
Confidentialité et Sécurité des données : L'utilisation d'IA générative pour les RH peut compromettre la confidentialité des données des collaborateurs en cas de mauvaise gestion des informations sensibles.
Personnalisation limitée : L'adaptabilité des IA génératives à répondre à des questions spécifiques est restreinte et nécessite un développement supplémentaire pour correspondre aux politiques internes ou aux besoins spécifiques des entreprises.
Bénéfices de combiner l’IA et l’IA Générative
Combiner l'IA traditionnelle avec l'IA générative améliore considérablement l'efficacité des processus RH. La première excelle dans l'analyse et la prédiction, tandis que la seconde apporte des capacités de création et de personnalisation.
Créativité : L'IA générative permet de produire des contenus innovants, comme des recommandations de carrière ou de formation, personnalisées et adaptées aux besoins actuels du marché du travail.
Qualité et Précision : Grâce à une vaste base de données et des algorithmes d'apprentissage, l'IA générative peut améliorer la précision des descriptions de poste en les alignant sur les compétences réellement nécessaires.
Productivité et Efficacité : L'automatisation des tâches répétitives, telles que la rédaction de descriptions de poste ou l'analyse des compétences, permet aux RH de se concentrer sur des initiatives stratégiques.
Personnalisation : L'IA générative peut créer du contenu personnalisé pour les utilisateurs, améliorant ainsi leur expérience.
Analyse de Données : L'IA peut analyser de grandes quantités de données pour en extraire des informations pertinentes, permettant à l'IA générative de fournir des rapports détaillés et de souligner les informations clés. Cela aide à définir des plans d'action et à prendre des décisions éclairées, y compris via des analyses prédictives basées sur les données.
Business Intelligence : L'association de l'IA générative et de l'IA traditionnelle permet de réaliser des analyses internes et externes pour identifier les compétences essentielles à chaque rôle, suivre les tendances du marché en matière de compétences et de gestion des talents, et maintenir un avantage concurrentiel.
Pour retrouver tous les détails sur la combinaison de l'IA et l'IA Générative, accédez à notre boîte à outils dédiée en cliquant ici ! Ce duo gagnant n'aura plus aucun secret pour vous.
Et chez 365Talents ?
Chez 365Talents, nous accordons une importance primordiale à la sécurité et à la confidentialité des données. Toutes les informations sont stockées et traitées conformément aux normes de sécurité les plus strictes, avec des mesures de contrôle d'accès robustes, des procédures de gestion des clés de chiffrement et une politique de sécurité régulièrement mise à jour.
Nous nous engageons également à fournir des informations à jour et pertinentes pour le contexte spécifique de chaque entreprise. En intégrant 365Talents dans votre stratégie RH, vous bénéficierez d'une technologie avancée spécifiquement conçue pour les défis et opportunités du domaine des ressources humaines, dépassant les capacités génériques des IA génératives comme ChatGPT.
En outre, contrairement à ChatGPT, 365Talents propose des solutions personnalisées qui s'intègrent parfaitement aux processus RH existants, en respectant les spécificités de chaque organisation sur le plan culturel et opérationnel.
En combinant les forces de l'IA traditionnelle et de l'IA générative, 365Talents offre une plateforme puissante qui répond aux besoins dynamiques des organisations axées sur les compétences.
L’IA Générative en action chez 365Talents
Chez 365Talents, l'intégration de l'IA Générative se traduit par un ensemble d'outils soigneusement conçus pour améliorer l'efficacité et l'analyse des ressources humaines. Ces outils comprennent :
Ces fonctionnalités permettent de créer des descriptions de poste précises, d'identifier les compétences émergentes et d'aligner les compétences des collaborateurs sur les objectifs de l'entreprise.
Le générateur de descriptions de poste simplifie la création de descriptions personnalisées, tandis que le benchmark métier offre une analyse comparative des postes pour ajuster les exigences de manière dynamique afin de rester compétitif.
Skills Vision propose des plans d'action personnalisés basés sur les connaissances sectorielles, permettant aux organisations d'anticiper les écarts de compétences et de prospérer dans un environnement en constante évolution.
