Comment mettre en place une gestion des compétences efficace lorsque les collaborateurs et les métiers sont nombreux ?

Certains emplois aujourd’hui en déroute, n’existeront plus demain ! Selon une étude du Think Tank Libéral Institut Sapiens de 2018, 2,1 millions d’actifs en France risquent de voir leur emploi disparaître dans les années à venir. (source)

Mais ne cédons pas à la panique et regardons le verre à moitié plein. De nouveaux métiers vont émerger. Fini le temps où l’on exerçait le même métier pendant 40 ans. Les jeunes diplômés l’ont bien compris. Il va falloir évoluer et apprendre vite, tout au long de sa vie. 

Et l’entreprise, comment fait-elle pour rester compétitive pour les nouveaux Talents ? 

Comment mettre en place une gestion des compétences efficace lorsque les collaborateurs et les métiers sont nombreux ? 

Le référentiel de compétences soulève de nombreuses interrogations sur sa pertinence, quand les compétences évoluent très (trop ?) vite. 

Mais alors, comment rendre votre référentiel flexible pour coller au plus proche de la réalité

C’est ce que nous allons voir aujourd’hui ! 

• Comment évaluer les compétences de vos talents ?
• Réaliser un diagnostic de compétences intelligemment
• Comment La Caisse des Dépôts met-elle à jour son référentiel ? (5600 collaborateurs)
• Qui est indispensable dans la conduite d’un tel projet ? 
• Et si l’IA pouvait devenir votre meilleur allié ? 

Avant de rentrer dans le vif du sujet, rappelons simplement la différence entre Gestion des compétences et GPEC.

Gestion des compétences et GPEC : le jeu des différences

De manière générale, la Gestion des Compétences signifie pour une entreprise d’exploiter au mieux le potentiel de ses équipes en s’intéressant aux compétences présentes dans la structure.

La GPEC (Gestion Prévisionnel des Emplois et des Compétences) est un dispositif RH préventif ayant pour but d’analyser les besoins de l’entreprise en termes de stratégie et d’effectuer des démarches pour ajuster les compétences nécessaires à ces besoins.

Note importante : Depuis 2005, la loi Borloo stipule que dans toutes les entreprises de plus de 300 salariés, il est obligatoire de discuter la question de la GPEC au moins tous les 3 ans. Pour ce qui est des plus petites sociétés, l’État propose des aides (conseils, outils) y compris financières.

Quels sont les avantages de la Gestion de compétences ?

La Gestion de Compétences est vue comme du contrôle de gestion orienté essentiellement vers les compétences et mis en place à la fois par les managers et, bien sûr, les Ressources Humaines. Pour quels avantages ?

Rester compétitif sur votre marché

• Anticiper et faire face aux mutations technologiques.

Pour exemple, Airbnb est aujourd’hui valorisé à plus de 38 milliards de dollars, après 12 ans d’activité. La même valorisation qu’une célèbre chaîne hôtelière Marriott, installée depuis 100 ans… On vous a déjà dit que les marchés évoluent de plus en plus vite, non ? 

• Évaluer le capital-compétences de l’entreprise, ainsi que ses compétences clés, celles dont elle dispose en interne et celles manquantes (donc s’il faut former ou embaucher des collaborateurs). 

C’est ce qu’on appelle le Strategic Workforce Planning. Cette forme de planification consiste à prévoir les besoins en terme de personnel à la fois de manière qualitative (les compétences) et quantitatives (faut-il augmenter les effectifs ?). 

• Améliorer le positionnement, les possibilités commerciales et la compétitivité de l’entreprise. 

Des collaborateurs conscients de leur valeur ajoutée

• Motiver et mettre en avant ses collaborateurs en pensant la gestion et la stratégie de l’entreprise à partir de l’humain, et en proposant des offres de mobilité interne en adéquation avec les demandes et les besoins de l’entreprise.
• Fidéliser ses collaborateurs en exploitant leur potentiel. En sachant précisément qui fait quoi dans l’entreprise, il est possible de mettre en avant ses collaborateurs. 

Vous comprenez qui sont les Talents de l’entreprise

• Atteindre un juste milieu entre les compétences dont l’entreprise a besoin pour réaliser ses objectifs et celles que souhaitent acquérir ses salariés pour une meilleure appréciation de leurs fonctions et donc une meilleure motivation.
• Anticiper les problèmes liés à l’évolution de la pyramide des âges 

Il s’agit là du vieillissement (inévitable) de vos collaborateurs, d’un départ à la retraite, de mobilité interne, de promotion, etc. 

• Optimiser la gestion des effectifs et les missions des Ressources Humaines (formations, contrats, évaluation, objectifs, etc.) ainsi que le processus de recrutement. 

Comment évaluer les compétences de vos talents ?

Il convient d’abord de réaliser un diagnostic de compétences.

Étape 1 : Évaluer les compétences internes disponibles

Et ce, dans chaque service et à tous les niveaux hiérarchiques (direction, managers, techniciens, ouvriers, etc.) par le biais d’un diagnostic ou d’un audit. 

• Existe-t-il déjà un référentiel de compétences dans l’entreprise ? 
• Est-il adapté aux objectifs futurs de l’entreprise ? 
• Les collaborateurs disposent-ils d’autres compétences que l’on pourrait ajouter ? 
• Votre référentiel est-il statique ? Auquel cas, envisager de le changer pour un référentiel de compétences dynamique…

Étape 2 : Évaluer les compétences dont l’entreprise à besoin

Au moment présent, mais aussi dans le futur (pour répondre aux objectifs de l’entreprise et aux mutations du marché par le biais d’un diagnostic ou d’un audit. 

• Quelles compétences seront nécessaires pour réaliser les objectifs de l’entreprise ? 
• Comment les emplois vont-ils évoluer ?
• Quels sont les futurs projets d’innovation de l’entreprise ? A-t-elle les compétences à disposition ? 

Étape 3 : Combler le gap entre compétences disponibles et compétences souhaitées

Grâce à la formation des effectifs existants (en premier lieu) et, dans un second recours, s’il y a lieu d’embaucher et sous quels délais. 

• Les fiches de poste sont-elles à jour ?
• Comment sont mises à jour les compétences de vos collaborateurs ?
• Comment sont-elles évaluées ?  
• Y a-t-il des formations internes disponibles rapidement ? 
• Avez-vous un outil pour récolter les compétences de vos collaborateurs ?

Étape 4 : Diffuser l’information en interne

Vos collaborateurs doivent alors comprendre les chantiers actuels de votre équipe. Un diagnostic de compétences mobilise un certain nombre de ressources (collaborateurs, temps et budget).

Assurez-vous donc que ce projet soit communiqué largement, et surtout, compris de tous. Pour cela, vous pouvez projeter vos collaborateurs dans le futur. 

• Quel est l’objectif de ce chantier ?
• Quel est le processus et les étapes clés du projet ? 
• Quel résultat est attendu ?
• Quels sont les scénarios possibles et les futurs chantiers (en fonction des résultats) ?

Étape 5 : Mettre en place des processus et des outils d’évaluation 

Les résultats doivent être mesurables. Il va ensuite falloir les communiquer clairement aux équipes. 

• Les outils choisis sont-ils pertinents, adaptés et clairs ? 
• Quels KPIs peuvent-être mise en place ? 
• Les besoins en formation sont-ils monitorés ? 
• Les salariés sont-ils valorisés au vu de leur valeur réelle et supposée ? 

Étape 6 : Appliquer ces processus

En formations internes ou externes, travail en équipe pour transmission de la compétence, assignation de nouvelles missions, embauches, etc. À vérifier…

• Les procédés sont-ils appliqués ? 
• Les formations sont-elles pertinentes ? 
• Les entretiens et les bilans sont-ils pertinents et utiles ? 

Étape 7 : Analyser les résultats

Et donc mesurer ce qui a été acquis et ce qui doit être renforcé en termes de compétences, mais aussi de performance d’entreprise. 

• Les résultats sont-ils satisfaisants ? 
• Les compétences ont-elles été acquises ? 
• Quelles sont celles devant être renforcées ?
• Comment l’écart compétence actuelles / à développer s’est-il réduit ? 

Voici une liste d'outils qui vous seront utiles:

• Le référentiel de compétences dynamique. 
• Le plan de développement de compétences (anciennement plan de formation). 
• Le Bilan de Compétences peut permettre d’ajouter des compétences à la fiche de poste d’un collaborateur et au référentiel de l’entreprise. 
• La fiche de poste. 
• La trame d’entretien et de bilan permet de vérifier les besoins en compétences nécessaires ou acquises (après application d’une politique de Gestion de Compétences) en mesurant des KPIs. 
• La GPEC. 
• Le PDI (Plan de Développement Individuel) est un plan d’action résultant d’un accord passé entre un collaborateur et son entreprise. Les deux parties fixent des compétences à atteindre et les moyens d’y parvenir ensemble. 
• Le CPF (Compte Personnel de Formation).

Comment La Caisse des Dépôts a-t-elle mis à jour les compétences de 5600 collaborateurs ?

La Caisse des Dépôts, groupe national créé en 1816 et placé sous la surveillance du Parlement décide en janvier 2019 de mettre en place une politique de Gestion de Compétences. A ce moment-là, elle représente 5600 collaborateurs.

L’entreprise a toujours mis l’accent sur :

• la mobilité interne, avec un objectif de 65% en 2019 (dépassé !)
• la fidélisation de ses talents (durée moyenne de 16 ans)

Comment renforcer leur compréhension des compétences de leurs collaborateurs ? 

Et La Caisse des Dépôts n’est pas la seule à se poser cette question. Malheureusement, un bon nombre d’entreprises n’ont pas de réponses claires à apporter. 

Dans notre cas, l’objectif était alors triple : 

1. Renforcer la mobilité interne en cartographiant précisément les besoins de chacun
2. Améliorer le parcours de ses collaborateurs tout au long de leur carrière
3. Renforcer le développement des compétences existantes

L’un de nos axes de travail a donc été de co-construire un référentiel de compétence enrichi en temps réel. Il évolue en fonction des nouvelles compétences acquises par leurs collaborateurs. On vous explique notre démarche dans un contenu dédié à La Caisse des Dépôts.

Les chaises musicales : qui est indispensable dans un projet de gestion des compétences ?

La Direction : c’est d’elle que dépendra la marge de manœuvre accordée à la politique de Gestion des Compétences, qui représente un investissement pour l’entreprise. 

L’équipe RH : la Gestion de Compétences, est de manière assez évidente, l’affaire des Ressources Humaines, qui gèrent déjà les référentiels de compétences, les embauches, les formations, les contrats. 

Les managers : ils jouent un rôle de communicants entre l’équipe RH et les collaborateurs. Ils peuvent discuter des compétences avec leurs équipes, les faire travailler en groupe, les motiver et les interroger sur leurs désirs de carrière. Par le biais des entretiens et des bilans, ils collectent des informations précieuses sur le potentiel du personnel et leur désir de rester ou non dans l’entreprise. 

Les représentants du personnel et partenaires sociaux : leur rôle en matière de gouvernance sociale et économique en fait des interlocuteurs d’une politique de Gestion de Compétences. 

Tous les Talents : l’ensemble des collaborateurs a un rôle à jouer puisque ce sont les compétences individuelles de chacun qui forment les compétences collectives de l’entreprise ainsi que la motivation.

L’IA peut-il devenir votre meilleur allié pour construire un référentiel de compétences dynamique ?

Comme son nom l’indique, un référentiel de compétences dynamique est un référentiel de compétences digital, adaptable, qui peut être mis à jour régulièrement par des moyens simples. Depuis plusieurs années, la technologie et l‘IA dans les RH cassent les codes et font accélérer certains projets.

Dans le cadre d’une politique de Gestion de Compétences, un outil digital doté d’un algorithme comme c’est le cas dans l’exemple de la Caisse des Dépôts avec 365Talents signifie un gain de temps énorme.

Concrètement, un outil digital permet donc :

• Une meilleure recherche (recherche digitale contre recherche manuelle fastidieuse dans des dossiers), un meilleur remplissage (possibilité d’entrer des listes de données au lieu de les écrire une par une).
• Un gain de place (stockage dématérialisé contre étagères de dossiers) avec un stockage et un nombre de données infinis.
• La mise à jour (en général annuelle ou trimestrielle dans le cadre d’un modèle classique) devient quotidienne, notamment parce que l’outil est ouvert aux collaborateurs.

Cette ouverture à tous les effectifs présente de multiples avantages, elle permet notamment de :

• décharger les RH (secondés par l’outil digital lui-même pour ce qui est de la gestion administrative, et l’ensemble du personnel pour ce qui est du remplissage des compétences)
• être plus précis et plus complet – car chaque collaborateur connaît mieux ses compétences et renseigne ainsi des compétences ignorées des RH.
• valoriser et satisfaire les collaborateurs qui sont de nouveau intégrés à leur parcours dans l’entreprise et ont une meilleure expérience-utilisateur.
• avoir une meilleure appréciation sur la situation d’une entreprise à l’instant T (visions complètes et objectives) et à long-terme (analyses et prévisions facilitées).

Ne vous laissez pas distancer !

La Gestion des Compétences peut ainsi paraître complexe de prime abord. C’est bien souvent le cas, mais des solutions facilitatrices et des procédures existent pour mettre en place ce qui s’avère être indispensable afin de rester compétitif.

Pour réaliser une bonne Gestion des Compétences, il est donc important de s’aider d’outils et de processus traditionnels (référentiels, bilans de compétences, entretiens, fiches de postes, etc.) et d’autres, plus innovants, tels que digitaux (référentiels dynamiques, SIRH).

Ce qu’il faut donc retenir… 

• La Gestion des Compétences est primordiale pour rester compétitif 
• Tous les collaborateurs de l’entreprise sont concernés
• L’investissement d’un référentiel dynamique fait déjà ses preuves.
• Vous pouvez réduire la complexité d’un projet comme celui-ci grâce à de nombreux outils digitaux (on en discute ?)