Le guide pour enfin comprendre le Strategic Workforce Planning et l’appliquer

Même si le Covid-19 a largement impacté les plans stratégiques de 2020-21, le besoin d’identifier les compétences de demain et la gestion de l’incertitude restent des problématiques clés pour les Ressources Humaines (Gartner, 2020). Et c’est là que le Strategic Workforce Planning ou “pilotage stratégique du capital humain” entre en jeu, pour vous aider à anticiper, planifier et vous assurer que les bonnes personnes sont au bon endroit, au bon moment ! C’est un atout de poids pour replacer les Ressources Humaines au cœur des enjeux stratégiques de l’entreprise. Dans mon premier article sur le sujet, je vous donnais déjà quelques éléments de réflexion sur ce concept qui anime la sphère RH. Dans ce guide nous entrerons dans les détails pour vous donner des premières pistes d’application du SWP à votre structure :

• Définition & objectifs du SWP
• Pourquoi le SWP est central pour les entreprises aujourd’hui ?
• Ne pas confondre le SWP avec d’autres démarches RH
• Les 6 étapes d’une démarche de SWP réussie

Strategic Workforce Planning : définition & objectifs

Commençons par la définition concrète du SWP : “Avoir le bon nombre de personnes, avec les bonnes compétences, au bon endroit et au bon moment, afin de répondre aux objectifs stratégiques de l’organisation.” Source : Prévoir l’imprévisible ? Quand les RH deviennent des alliés indispensables pour préparer l’entreprise de demain 

La démarche s’articule autour de 4 critères :

La taille

Le critère de taille concerne le nombre d’offres d’emploi : trop d’offres et c’est toute l’entreprise qui est ralentie. A contrario, proposer peu d’offres est synonyme de sous-effectif. L’objectif :

• Peu de frictions
• Pas de postes à pourvoir
• Pas de sureffectif

La forme

La forme désigne la connaissance des compétences requises pour répondre aux besoins d’aujourd’hui et de demain. Ce critère prend en compte : Les compétences clés La gestion des remplacements

Le coût

Atteindre le “bon coût” requiert la compréhension de l’équilibre des coûts liés aux salariés. Pour y arriver, deux éléments :

• Efficacité des coûts
• Coût raisonnable

L’agilité

L’agilité se manifeste par un effectif qui fait preuve de flexibilité et sait comment s’adapter aux besoins changeants du marché. Les règles d’or à respecter :

• Agilité
• Résilience
• Flexibilité

Pour qu’une stratégie de Workforce Planning soit efficace et pérenne, il faut que l’équilibre de tous ces éléments soit pris en compte.

Pourquoi le Strategic Workforce Planning est central pour les entreprises aujourd’hui ?

Le Strategic Workforce Planning à pour objectif de régler des problématiques futures liées à la gestion des collaborateurs et devient de plus en plus central pour plusieurs raisons :

La réduction des coûts : les entreprises sont obligées de s’adapter à la concurrence rapidement et intelligemment, sous peine de disparaître. Dans cette logique, le recours à l’externalisation s’avère en moyenne plus cher mais pas nécessairement plus productif pour répondre aux besoins stratégiques.

Les changements démographiques : une force de travail proche de la retraite pose d’autres problèmes, comme les challenges liés à la formation, le manque de compétences recherchées et probablement des départs en masse.

La gestion des talents : les talents en mouvement dans votre entreprise constituent votre premier avantage compétitif, il est essentiel d’en prendre soin !

Le besoin de flexibilité : rapidité et disruption sont les ingrédients indispensables à la mise en place d’une démarche d’innovation. Pour évoluer et rester compétitifs, ils doivent faire partie intégrante de l’entreprise. On peut d’ailleurs observer l’importance de cette composante dans l’augmentation constante du revenu généré par les nouveaux acteurs du marché : le mot d’ordre, innover ou disparaître.

Quelle est la différence entre Strategic Workforce Planning et...

La GPEC

La GPEC ou Gestion et Prévision des Emplois et Compétences livre un diagnostique des métiers et des compétences présentes au sein de l’entreprise. Par la suite des mesures RH sont prises pour accompagner leurs évolutions. La GPEC s’opère quotidiennement auprès de vos collaborateurs. Le Strategic Workforce Planning, quant à lui, n’est pas en corrélation avec le développement individuel des collaborateurs et a pour but d’établir une stratégie d’anticipation sur le long terme.

Les People Analytics

La démarche des people analytics repose sur l’exploitation des données, au service de la gestion des talents. L’objectif est d’analyser continuellement les relations qui existent entre ce qui motive les employés et les résultats de l’entreprise. À la différence du Strategic Workforce Planning qui lui prend en compte une vision plus long terme et à pour objectif de répondre spécifiquement à des besoins stratégiques. Les People Analytics représentent donc un outil sur lequel les RH peuvent s’appuyer pour exercer le SWP. Même si les People analytics et la GPEC ne sont pas à confondre avec le Strategic Workforce Planning, ce sont des pratiques complémentaires pour supporter les besoins RH.

Les 6 étapes d’une démarche de SWP réussie

L’année dernière, Neelie Verlinden Content Creator et Co-Fondatrice de la plateforme AIHR Digital a partagé un plan d’action pour piloter efficacement le SWP. Voici notre version :

1. Considérer les objectifs stratégiques de votre entreprise

Prendre en compte l’alignement des objectifs de l’entreprise avec le projet est le premier facteur clé de réussite. De cette manière vous pouvez clairement démontrer la pertinence de votre démarche, impliquer toutes les parties prenantes dès le début et au passage éviter d’être bloqués dans les étapes futures.

Les bonnes questions à se poser :

– Qu’est-ce que ma structure veut entreprendre ?
– Quels sont les objectifs de mon entreprise à court, moyen et long terme ?
– De quelles compétences j’ai besoin pour atteindre ces objectifs ?

2. Analyser votre effectif actuel

Le besoin du SWP émane directement de vos collaborateurs. Vous devez avoir une vision globale et à jour de toutes les compétences en mouvement dans l’entreprise. Pour réussir cette étape, la cartographie des compétences, les People Analytics et la GPEC sont de précieux outils sur lesquels s’appuyer : vous pourrez par exemple capitaliser sur les données démographiques de vos collaborateurs, leur niveau de séniorité et leurs appétences pour aiguiser votre plan.

Il y a deux façons de considérer l’analyse de votre effectif, en rapport avec la qualité et la quantité.

• Qualité : évaluer les collaborateurs sur leur performance actuelle et leur potentiel futur.
• Quantité : quantifier votre effectif puis le segmenter en prenant en compte les embauches, le turnover et la mobilité interne.

Les bonnes questions à se poser :

– Quel est le diagnostic actuel de mon effectif en terme de qualité ?
– Quelles sont les compétences déjà présentes dans l’entreprise ?
– Qui sont les collaborateurs les plus performants de l’entreprise ?
– Quel est leur potentiel ?

3. Identifier le futur besoin de compétences

Maintenant que vous avez une vision claire de la cartographie des compétences de vos collaborateurs et de leurs besoins, vous pouvez enfin commencer à penser à l’après : l’identification des compétences dont vous aurez besoin dans le futur.

Les bonnes questions à se poser :

– Quelles sont les compétences manquantes dans mon entreprise aujourd’hui ?
– Quelles sont les compétences à combler sur le moyen et long terme ?

4. Créer plusieurs scénarios

Avoir identifié des besoins de compétences en adéquation avec les objectifs business ne vous garantit pas que tout va bien se passer. On ne peut pas prédire le futur et c’est pour cette raison que considérer plusieurs scénarios vous aidera à appréhender l’incertitude.

Exemple :

Le confinement a ouvert les chakras de beaucoup d’entreprises quelque peu réticentes à la mise en place du télétravail régulier ; forcées de constater que cette pratique a permis à beaucoup de maintenir une activité malgré les restrictions sanitaires. Avec le SWP appliqué à cet exemple, vous pouvez déjà anticiper plusieurs types d’impacts du télétravail sur votre structure :

• L’impact sur les modes de management : vos managers doivent apprendre à fédérer, motiver et impliquer les collaborateurs à distance. Pour ce faire, il faudra les accompagner et les former pour qu’ils puissent appliquer ces nouveaux modes de management.
• L’impact sur les soft skills : comment permettre aux soft skills de rester impactantes alors qu’on ne peut plus les exercer en présentiel ? Quel risque pour l’organisation du travail ?
• L’impact sur la démotivation : il est indéniable que certains employés sont réfractaires au retour au bureau, alors comment limiter ce type de cas ? Quelles mesures à mettre en place pour les collaborateurs démotivés ?
• L’impact sur l’informel : les discussions informelles entre collaborateurs participent beaucoup à l’innovation et la créativité en entreprise, c’est ce qui permet d’aboutir sur des idées. Comment préserver cette dynamique ?

Une fois les différents impacts identifiés, il s’agit de déterminer leur influence sur l’entreprise. Toujours en se référant à l’exemple, si aucune action n’est prise pour limiter l’impact du télétravail, quel est le risque pour l’entreprise en terme de chiffre d’affaire ? Quel département sera le plus touché ?

Imaginer plusieurs scénarios se traduit notamment par la prise en compte d’événements inattendus, et c’est le cas du Covid-19. Mais aussi par la situation financière de votre entreprise et l’impact de la transformation digitale.

5. Faire appel à une expertise externe

Le Strategic Workforce Planning requiert beaucoup d’expertises différentes, surtout dans une démarche d’identification des compétences manquantes à l’entreprise. Pour vous aider, n’hésitez pas à vous entourer de partenaires qui pourront apporter de la valeur à toutes les étapes du projet. À titre d’exemple :

Une solution permettant d’obtenir un référentiel de compétences dynamique avec une vision en temps réel sur les talents de l’entreprise vous aidera à analyser votre effectif efficacement.
Un expert en Strategic Workforce Planning apportera une méthodologie clé pour réaliser des scénarios pertinents.

Le SWP n’est clairement pas une tâche facile, particulièrement quand l’agilité et la transformation digitale ne font pas partie de la culture d’entreprise. Une solution partenaire peut vous être utile sur la totalité ou une partie du projet et vous aider à maintenir votre planning et atteindre vos objectifs.

Conseils :

Dans le cadre de l’impact du télétravail, un expert en SWP pourra vous accompagner dans l’implémentation des solutions RH qui correspondent à la résolution de votre problème :

• Former les managers aux nouveaux modes de développement
• Valoriser les soft skills avec des nouveaux modes de travail
• Prendre des mesures correctives pour les collaborateurs réfractaires comme une charte pour les inciter à revenir sur le lieu de travail.
• Mettre en place des outils qui maintiennent la communication informelle.

6. Analyser, aviser et s’adapter

Une fois le projet lancé, votre mission n’est pas encore tout à fait terminée. Le SWP repose sur les principes de l’agilité et se doit donc d’être piloté avec la fameuse méthodologie “test and learn”. C’est-à-dire qu’au lieu de mettre en place un processus gravé dans le marbre, vous tirez des enseignements en continu et adaptez votre démarche.

Pour mener une démarche en accord avec un environnement en constante évolution, entourez-vous de solutions qui s’intègrent facilement à vos outils existants et vous permettent de capitaliser sur toutes les données. Vous pourrez vous référer à ces indicateurs pour adapter votre Strategic Workforce Planning et toujours avoir un coup d’avance !

SWP must be based on all these prerequisites to be effectively implemented. Indeed, a company must understand its level of maturity before embarking on strategic workforce planning.