Checklist RH pour assurer son départ en vacances en toute tranquillité
C’est l'été, et qui dit été dit congés ! Et vous aussi, chères Ressources Humaines, vous avez le droit à des vacances bien méritées. Mais votre départ demande une certaine préparation, n’est-ce pas ?
En effet, il n’est pas toujours facile de gérer les congés de vos salariés, préparer et annoncer les vôtres et anticiper la reprise… Comment partir sereinement ? Dites adieu au stress !
Pour vous aider, nous vous avons concocté une checklist des choses à faire avant de partir pour passer d’agréables vacances.
Gérer les demandes de congés des collaborateurs
En tant que RH, gérer les demandes de congés des collaborateurs est récurrent. En les encourageant à les anticiper, vous aurez une meilleure visibilité sur l’organisation générale de votre entreprise, surtout pendant la période de vacances annuelles. Ce sera utile pour tout le monde : les managers et les collaborateurs, qui pourront mieux s’organiser, et vous, qui éviterez une gestion des vacances de dernière minute !
Mais surtout, vous pourrez mieux anticiper les vôtres et partir en toute sérénité !
Notre conseil : pour une gestion optimale des absences et des congés, rien de mieux qu’une solution SIRH adaptée, qui permet de faciliter et d’optimiser votre gestion de la paie et des congés.
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Communiquer à l’avance sur votre départ en vacances
Imaginez-vous une semaine avant votre départ en congés. Vous décidez de prévenir toutes les équipes et les collaborateurs. Et là, c’est le drame : on vous bombarde d’emails, de messages, de demandes… Bonjour le stress ou l’art de gâcher un départ si attendu !
Pour éviter cette situation, la solution est simple : prévenez tout le monde au préalable.
De cette façon, si un collaborateur a des besoins liés aux Ressources Humaines à vous faire part, il pourra anticiper et vous demander toutes les informations nécessaires à l’avance.
Nous vous conseillons d’avertir tout le monde via un message (si vous utilisez Slack par exemple) et/ou un email dédié.
Notre conseil : un email d’absence n’a pas besoin d’être long, il suffit qu’il soit bien construit et que toutes les informations importantes s’y trouvent ! Voici un exemple de mail automatique d’absence :
Mettre les informations clés à disposition
Pour s’assurer que tout est en ordre avant votre départ et que tout le monde dispose des éléments RH clés en cas de besoin, nous vous invitons à mettre en place certaines vérifications :
- Choisir un contact disposant de vos informations clés : comme mentionné dans l’exemple d’email automatique ci-dessus, les collaborateurs auront peut-être des questions ou des besoins spécifiques pendant vos congés. Si c’est le cas, avoir un contact à privilégier leur sera très utile.
- Donner accès à vos données : pour éviter la panique si une demande d’accès sur un sujet arrive pendant votre absence, rien de mieux qu’une checklist comprenant toutes les informations des employés ! Elle peut par exemple fournir une liste de tous les endroits où vous documentez les données clés de votre fonction (liées aux collaborateurs, à la gestion de la paie ou des absences…)
Notre conseil : des outils tels que Slite ou Notion pour répertorier votre liste sont simples d’utilisation, d’accès et de partage. Vous pouvez le partager à tous les collaborateurs, seulement aux managers ou la personne que vous avez choisie plus tôt, c’est à vous de décider !
Faire une to-do
S'il y a bien une chose qui fonctionne pour tout le monde (en général), c'est la to-do liste. Que ce soit sur papier, sur tableau ou sur un outil digital, faire sa to-do liste avant de partir en vacances est une étape essentielle. Elle permet de prioriser ses tâches et de connaitre celles restantes avant le grand jour.
Si vous avez, par exemple, plusieurs projets en cours, vous pouvez faire une to do de ce type :
- Projet 1 : Priorité élevée.
Tâche 1 : À faire absolument avant le (...)
Tâche 2 : Bloqué par tâche 1, à faire avant le (...)
Tâche 3 : Non prioritaire, à faire si possible - Projet 2 : Priorité moyenne.
Tâche 1 : Tâche principale à faire avant le départ
Tâche 2 : Tâche secondaire
Tâche 3 : Non prioritaire - Projet 3 : Priorité faible, projet non commencé.
Tâches : planification au retour de vacances.
Notre conseil : opter pour un logiciel de gestion de projets/tâches vous fera gagner du temps et votre gestion de projets, de départ, ou de retour sera beaucoup plus simple et claire. Certains outils comme Notion permettent d'utiliser des tags, des filtres, des plages de date... Vous pouvez ainsi noter vos priorités et mettre des rappels pour vous assurer de finaliser ce que vous devez finaliser avant votre départ !
Organiser et anticiper son retour
Eh oui, si vous voulez partir l’esprit serein, il vous faudra organiser votre retour également ! Petite mise en situation : vous revenez de vacances et vous avez hâte de reprendre le travail (enfin ça, c’est à vous de voir…). Mais avec vos congés, tout vous semble un peu lointain : vous avez oublié les dates et les événements importants, vous ne savez pas par quoi et comment commencer et c’est le chaos total dans votre boite mail.
On aimerait éviter cela, n’est-ce pas ? No panic, on vous dit tout :
- Etape n°1 : faire le tri de votre boite mail avant de partir
- Etape n°2 : noter les dates clés pour ne pas les oublier
- Etape n°3 : se réserver une journée de reprise (en douceur)
- Etape n° 4 : faire le tri et traiter vos emails à votre retour
- Etape n°5 : garder un créneau pour les différentes demandes
Notre conseil : vous êtes humains aussi, alors il est normal de ne pas être aussi efficace à la reprise. Pour une reprise en douceur, il est préférable de ne pas vous surchargez. Le mental passe avant tout !
Déconnecter
Vos congés sont enfin là ! Il est temps pour vous de profiter un maximum. Mais il n’est pas toujours facile de déconnecter, surtout si vous avez fait beaucoup de télétravail au cours de ces derniers mois. Il est possible que certaines pièces de votre chez-vous se soient transformées (ou en partie) en “pièces pour télétravailler”. Pour dissocier ces pièces du travail, nous vous suggérons de faire disparaitre vos outils de travail (attention, pas au sens propre du terme !) et de, pourquoi pas, réaménager ces espaces.
Notre conseil : Le saviez-vous ? 71 % des Français répondent aux emails ou appels professionnels pendant leurs congés selon une étude de QAPA.
Pensez donc à désactiver toutes les notifications liées au travail (application, email, messagerie…). Il serait malheureux de les voir défiler et de ne pas profiter pleinement de vos vacances !
Vous l’aurez compris, les congés se préparent, tant avant qu’après. Une bonne organisation vous soulagera et sera utile à vos équipes et aux collaborateurs.
En résumé, voici les ponts clés à retenir :
- Gérer les demandes de congés des collaborateurs
- Communiquer à l’avance sur votre départ en vacances
- Mettre les informations clés à disposition
- Organiser et anticiper son retour
- Déconnecter pleinement
Et pour terminer en beauté, voici notre dernier conseil : DÉCOMPRESSER ! Dites adieu au stress et bonjour la montagne, la plage ou la campagne (ça, c’est vous qui décidez 😉).
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