L’auto-déclaration des compétences : avantages et points de vigilance

En 2019, la Société Générale revendiquait le fait d’avoir développé un outil d’auto-déclaration des compétences. 

Grâce à l’intelligence artificielle, les nouveaux outils de pilotage des Ressources Humaines sont agiles. Le dynamisme de ceux-ci permet d’impliquer davantage les collaborateurs. On parle d’auto-déclaration lorsqu’un collaborateur procède à sa propre analyse. Il notifie les compétences acquises, les formations souhaitées et son niveau dans un outil digital RH.

Pour certains professionnels, il est logique et pertinent de s’auto-évaluer sur des “hard skills”. Un collaborateur a conscience de maîtriser la finance de marché ou la rédaction. En revanche, pour d’autres, il est plus compliqué de déclarer ses “soft skills”. En effet, il s’agit de compétences moins pragmatiques. De plus, qu’on se le dise, trop de qualités mentionnées peuvent faire naître un doute sur la modestie du candidat. Alors n’est-ce pas équivoque pour les salariés de s’auto-évaluer à travers cette déclaration ? Comment encadrer la pratique pour éviter un surplus de travail aux RH / managers ? Quels sont les atouts et inconvénients de l’auto-déclaration ?

Afin de répondre à ces questions, voici une revue complète sur l’auto-déclaration. Celle-ci met en exergue les points forts ainsi que les points de vigilance de la pratique.

👏 Les points forts de l’auto-déclaration

L’auto-déclaration pour davantage de proximité avec les collaborateurs 

Quoi de plus gratifiant pour les collaborateurs de sentir que leur opinion pèse à vos yeux ? Que l’entreprise leur fait suffisamment confiance pour pouvoir s’auto-évaluer ?

Engager un collaborateur dans le processus de déclaration des compétences permet de renforcer son implication. Cela lui octroie la possibilité d’être proactif et surtout le pousse à s’interroger régulièrement sur ses compétences. Le collaborateur se pose des questions sur son parcours. Il met en exergue les compétences acquises ou celles qui lui manqueraient afin de pouvoir prétendre à une mobilité. Ainsi, il n’est pas dans l’inertie et dans la subordination avec le manageur comme unique évaluateur. Il devient acteur de son développement ! De plus, le vivier de compétences de l’entreprise est mis à jour de manière régulière. 

L’auto-déclaration pour une plus grande flexibilité pour l’entreprise 

Pour l’entreprise, il est nécessaire d’être flexible et de s’adapter vite au marché du travail mouvant. La crise de la Covid-19 nous l’a bien prouvé : de nombreux métiers étaient déjà en déclin. Aujourd’hui, certains subsistent malgré tout et restent plébiscités. Le référentiel dynamique avec l’auto-déclaration des compétences permet une plus grande flexibilité de l’entreprise. Le vivier de compétences est à jour à chaque instant. Cela permet au RH de piocher rapidement parmi son capital humain en vue de : 

• Remplacer un collaborateur absent sur une mission
• Positionner un collaborateur sur une mission précise en période de crise 
• Trouver un mentor pour un projet urgent en vue de l’actualité mouvante

L’auto-déclaration pour une politique de mobilité interne agile 

Lorsqu’un collaborateur déclare ses compétences dans un outil comme l’Internal Talent Marketplace,  l’intelligence artificielle prend en compte ses compétences acquises et souhaitées. L’algorithme va les mettre en concordance avec le parcours professionnel auquel il aspire, en lui proposant des mobilités internes. 
Cela permet la mise en place d’une politique de mobilité interne agile. Les collaborateurs qui souhaitent relever de nouveaux challenges sont sollicités. Les postes vacants en interne sont pourvus plus aisément. 

Dans le même ordre d’idées, le collaborateur va se voir proposer des formations grâce à l’outil d’intelligence artificielle. Il aura ainsi la possibilité d’acquérir les compétences dont il estime manquer. En somme, cela permet une gestion plus précise des carrières et des chemins de développement de chacun. 

Le fait de proposer des formations et des mobilités en interne aux collaborateurs peut avoir un impact positif sur l’engagement.

L’auto-déclaration l’identification aisée des talents à un instant T

Pour le RH, l’auto-déclaration des compétences permet une vue sur le capital humain à chaque instant. L’équipe peut proposer une mobilité ou une montée en compétences aux talents et plus uniquement au moment de la revue annuelle.

Chez 365 Talents, toutes les vingt-quatre heures, la plateforme de l’Internal Talent Marketplace est mise à jour pour permettre au RH de mieux piloter la politique de développement et de gestion des talents.

Dans un contexte économique et sanitaire fragile, il est primordial de pouvoir faire face à des changements rapides de situation. Être agile et avoir une vue à jour sur son capital humain permet de faire face à des enjeux stratégiques.

⚠️  Les points de vigilance de l’auto-déclaration 

Les bons questionnements avant de mettre en place l’auto-déclaration 

Il est nécessaire de bien préciser les règles dès le départ. Il y a plusieurs manières de mettre en place l’auto-déclaration. Voici la liste des bonnes questions à se poser : 

• Le collaborateur peut-il remplir tout son profil ou uniquement ses compétences ?
• Son profil sera-t-il visible de tous ou uniquement de son manager ?
• Les pairs peuvent-ils déclarer les compétences des uns et des autres ?
• L’auto-déclaration doit-elle être validée par un modérateur ?

Le fait que l’équipe entière ait la possibilité de visualiser le profil de ses pairs peut constituer un frein pour certains. En même temps, cela peut encourager les collaborateurs à être impliqués et précis. La modération peut être lourde pour le RH. Toutefois, un profil modéré aura la potentialité d’être plus précis ou juste. C’est à vous en tant que RH de définir les règles en fonction de la culture de votre entreprise et des enjeux souhaités.

L’assentiment des collaborateurs et la liberté d’expression 

Si les RH ont bien un enjeu principal, il s’agit de la formation de base des collaborateurs. Tout le monde n’est pas égal face à la maîtrise du digital. Il faut donc aider les plus démunis à appréhender le changement. En second lieu, il y a deux manières de faire en ce qui concerne la formulation des compétences.

Par exemple, un salarié peut vouloir notifier sa compétence de “Chef de projet”. Sauf qu’un autre va utiliser l’expression “Project Manager”, et un troisième “Management de projet”.

La première possibilité est de préciser les règles de rédaction avec une nomenclature claire. Cependant, il est dommage de brider les collaborateurs dans leur manière de s’exprimer. Le mieux est de laisser la liberté.

Cela peut-il créer un travail supplémentaire d’homogénéisation pour le RH ?

Grâce à la technologie d’analyse sémantique de l’Internal Talent Marketplace, il devient possible de capter l’ensemble des talents de vos collaborateurs. L’intelligence artificielle effectue les associations, que les formulations soient explicites ou implicites. Vos collaborateurs s’expriment librement. En tant que RH, vous avez à disposition une cartographie réelle des compétences. Vous pouvez mettre en perspective ces compétences avec vos besoins opérationnels et stratégiques.

Un point d’attention quant aux informations qui restent tracées dans l’outil 

Certaines problématiques sont à anticiper avant de mettre en place l’auto-déclaration. Prenons l’exemple suivant : un collaborateur fait son auto-déclaration de compétences au sein d’un outil en amont d’un entretien annuel. Ce qu’il a précisé reste inscrit dans l’outil. Finalement, le manager estime que le collaborateur s’est surévalué ou sous-évalué. Cette mention reste dans l’entretien annuel. La surévaluation ou la sous-évaluation du collaborateur, en somme, son erreur vis-à-vis de sa propre situation reste inscrite dans son dossier. Cela pourrait le pénaliser face à un prochain manager. Il pourrait ainsi être vu comme trop prudent ou à l’inverse, présomptueux.

Ainsi, il est préférable d’anticiper le stress que cela pourra induire chez certains collaborateurs et l’impact de la déclaration dans le temps.

Même si le collaborateur s’auto-évalue, le rôle du RH n’en reste pas moins prégnant.

C’est le RH qui va, en premier lieu, mettre en place un référentiel de compétences dans lequel les collaborateurs vont venir piocher. Ensuite, le RH est là pour mieux connaître ses employés et ainsi évaluer s’il y a eu une surévaluation ou une sous-évaluation. Enfin, le RH peut, avec le manager effectuer une modération ou une suggestion de compétences. Afin de faire participer les collaborateurs, il a également la possibilité de recueillir leurs propositions.

Ainsi, la charge de travail du RH sur des missions à faible valeur ajoutée – compilation des compétences dans un référentiel statique – est remplacée par une capacité de décision sur des points plus stratégiques. C’est là toute la force de l’auto-déclaration : dégager plus de temps pour le professionnel tout en octroyant de l’empowerment aux collaborateurs.