Le référentiel de compétences, un outil entaché d'idées reçues
La moitié des métiers de 2030 n’existent pas encore. Ce postulat érige la gestion des compétences en entreprise comme un élément clé de compétitivité. Or, le référentiel de compétences vise à avoir une vue actualisée sur l’ensemble des compétences et des métiers. Il s’agit d’un outil de management des RH. À l’origine, le référentiel de compétences est dit “statique”. Une fois créé, il doit être mis à jour sous peine de tomber en désuétude. En effet, les métiers évoluent à grande vitesse. Cette transformation rapide est due aux avancées de la technologie. Elle peut aussi résulter des conséquences déstabilisantes d’une crise sanitaire ou économique. Depuis l’avènement du digital dans les ressources humaines, le référentiel de compétences peut être dynamique. Créé à l’aide de l’intelligence artificielle, il est évolutif et s’actualise automatiquement.
Toutefois, le référentiel souffre de bons nombres d’idées reçues. Celles-ci entachent sa réputation d’outil indispensable à la gestion des ressources humaines. Les professionnels mettent fréquemment en avant la complexité de sa mise en place. La lourdeur de sa maintenance peut aussi rebuter. Décryptons ensemble ces idées reçues.
1. Le référentiel de compétences n’est pas indispensable
Commençons par décrier l’argument le moins pertinent. Dans les petites structures ou Startups, il est possible d’avoir une vue sur l’ensemble des compétences sans référentiel. Cependant, dès lors que la masse de capital augmente, il devient difficile de s’y retrouver. En effet, les compétences de l’entreprise sont une donnée clé pour piloter son capital humain.
Mais comment effectuer une gestion des compétences pertinentes sans matrice de compétences ? Comment positionner ses ressources au bon endroit si les compétences détenues par chacun sont obscures ? Comment anticiper l’avenir sans connaître les compétences à développer ?
Le référentiel de compétences est indispensable à toute entreprise qui souhaite rester compétitive. Il est le socle de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, du Strategic Workforce Planning et de la mobilité interne. Le référentiel de compétences permet d’anticiper les besoins en formation. Enfin, il sert de base à l’entretien annuel et aux campagnes de recrutement.
D’ailleurs, la plupart des objectifs RH reposent sur le référentiel de compétences.
2. Le référentiel de compétences mobilise trop de ressources et de temps
Le référentiel de compétences peut apparaître comme un chantier insurmontable. Il est vrai qu’il nécessite de mobiliser des ressources. Il peut être chronophage et fastidieux. Pour mettre en place un référentiel de compétences, RH, managers et même certains collaborateurs doivent travailler main dans la main.
Cependant, grâce aux nouveaux outils digitaux, l’importation d’une grille de compétences préremplie en fonction de votre cœur de métier est possible. Il ne vous restera ensuite qu’à l’affiner. Vous ne partez donc pas de zéro.
L’intelligence artificielle permet également d’importer et d’analyser les données de votre solution RH existante. Il peut s’agir d’un Saas, SIRH ou CRM. Ensuite, l’outil prendra en compte les données issues des profils LinkedIn de vos collaborateurs. En tant que RH, vous pourrez ajouter des compétences pertinentes.
Les interminables ateliers consistant à noter et à trier des compétences clés sur des fichiers Excel n’auront plus lieu d’être.
3. Le référentiel de compétences nécessite une maintenance permanente et chronophage
Un référentiel statique peut être obsolète à peine achevé. Il est vrai qu’un tel outil nécessite une maintenance régulière. Elle peut s’avérer longue et coûteuse.
Heureusement, le référentiel dynamique vient pallier ce problème. Comment ?
Une mise à jour a lieu toutes les vingt-quatre heures. De plus, les collaborateurs s’auto-déclarent et y participent en temps réel. Dès lors qu’un individu a effectué un projet ou une mission qui lui octroie de nouvelles compétences, il a la possibilité de le notifier dans l’outil. Ainsi, les données sont toujours plus proches de la réalité. L’intelligence artificielle permet ensuite de faire des projections sur les besoins en compétences futures.
4. L’auto-déclaration dans le référentiel de compétences induit un manque de justesse
Les collaborateurs qui s’auto-déclarent ont la possibilité de mettre à jour leurs compétences avec leur langage propre.
Par exemple, un collaborateur va notifier sa compétence de “chef de projet”. Un deuxième va traduire celle-ci par “Project Management”. N’y a-t-il pas un risque que le référentiel de compétences souffre d’un manque de justesse ? D’un vocabulaire hétérogène ?
Diverses solutions existent. D’abord, le RH peut concevoir une charte de rédaction afin que chaque compétence soit identifiée par un unique terme. Toutefois, nous pensons chez 365talents que brider le collaborateur sur la manière d’exprimer ses compétences peut lui nuire. Le mieux est donc de laisser chacun s’exprimer librement. L’analyse sémantique de l’intelligence artificielle parvient à capter tous les concepts, mots, expressions pour les retranscrire en termes de compétences. Ainsi, aucun surplus de travail d’harmonisation ne pèsera sur l’équipe RH.
Qu’en est-il de la sous-évaluation / surévaluation du salarié qui s’auto-déclare ?
5. Le référentiel de compétences relègue le RH à un rôle de modérateur à travers l’auto-déclaration
L’analyse sémantique de l’intelligence artificielle permet de regrouper des termes similaires sous une compétence unique. Les collaborateurs qui s’auto-évaluent peuvent manquer de justesse. Le RH est-il relégué au rôle du modérateur ?
Le RH n’a pas vocation à devenir un modérateur. Bien sûr, il peut effectuer une modération des compétences d’un salarié en lien avec un manager. Mais son avantage principal consiste à avoir une meilleure connaissance des compétences – acquises, à développer, en cours d’acquisition – de ses collaborateurs. L’auto-déclaration des compétences est une occasion de revaloriser son rôle. En effet, le RH accompagne les salariés sur le développement des compétences, conformément à la stratégie de l’entreprise. Or, avoir la possibilité de mieux identifier les compétences en interne est primordial dans un contexte mouvant. La compétitivité de l’entreprise en dépend.
6. Le référentiel de compétences dynamique met en cause la vie privée des collaborateurs
L’intelligence artificielle peut être source de méfiance. Les collaborateurs peuvent afficher une certaine réticence. Le fait de laisser un outil leur octroyer des compétences en fonction des travaux, missions et projets effectués peut être déstabilisant. Le mélange vie privée et vie professionnelle, avec l’importation des données depuis LinkedIn et le recensement des compétences plus propres à des activités personnelles peut interroger. Effectivement, cette approche ne peut fonctionner sans l’assentiment des collaborateurs. C’est pourquoi, il est primordial en tant que RH de communiquer en toute transparence sur les outils intelligents. Vous pouvez rappeler à vos collaborateurs que l’intelligence artificielle a pour but d’accompagner l’humain, non de le remplacer.
Il convient de ne pas lésiner sur la communication. En tant que RH, il est indispensable de rassurer les collaborateurs. Un rappel du cadre juridique des données conservées par l’outil et la RGPD peut s’avérer nécessaire.
7. Le référentiel de compétences peut être effectué sur Excel
De nombreux sites web proposent des matrices de compétences sur Excel. Effectivement, il est possible d’y réaliser son référentiel de compétences. Toutefois, possible n’est pas synonyme de pertinent. Un référentiel de compétences construit sur Excel sera forcément statique. Par conséquent, il risque de regrouper les inconvénients précités.
De plus, un fichier Excel peut entraîner des difficultés d’exploitation. Personne n’aime décortiquer un grand nombre de lignes et de colonnes. Enfin, un tel fichier pourra faire peser sur l’équipe RH un manque de transversalité dans les actions. Comment travailler tous en même temps sur un même fichier ? Comment actualiser celui-ci sans le mobiliser au détriment des autres lecteurs / contributeurs ?
L’intelligence artificielle pallie les problèmes de temps et de lourdeur que présente le référentiel de compétences au premier abord. En matière d’agilité des compétences, il convient pour les RH d’embrasser la révolution technologique. Cela impliquera de se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée comme l’accompagnement accru des salariés. Mais surtout, de mieux envisager les compétences manquantes et obsolètes afin d’adapter son référentiel à l’évolution rapide des métiers.
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