Les outils de la gestion des compétences
Tout comme Thor a besoin de son marteau pour être encore plus puissant, votre entreprise a besoin d’outils pour améliorer et simplifier sa gestion des compétences.
Le marché du travail d’aujourd’hui étant en constante évolution, les entreprises sont confrontées à la nécessité de maximiser l'efficacité et la performance de leurs équipes pour rester compétitives. La gestion des compétences est devenue un élément essentiel pour y parvenir, permettant ainsi aux organisations de valoriser leurs talents et de favoriser leur développement tout en étant performantes. Pour ce faire, elles s'appuient sur une variété d'outils et de techniques stratégiques pour faciliter l’identification, l'évaluation et la mise en œuvre des compétences au sein de l'entreprise.
Dans cet article, vous on vous dit tout sur la façon de piloter votre gestion des compétences et quels outils sont pertinents pour la faciliter !
Rappel : définition et avantages d’une gestion des compétences
La gestion des compétences est un processus qui vise à identifier, évaluer, développer et aligner les compétences des collaborateurs sur les objectifs de l'entreprise. Elle va au-delà de la simple évaluation des qualifications et des expériences et se concentre sur les compétences comportementales, techniques et relationnelles des individus. Le but ultime est de garantir que chaque collaborateur possède les compétences nécessaires pour accomplir avec succès les tâches qui lui sont attribuées, en accord avec la stratégie globale de l'entreprise.
La gestion des compétences est aujourd’hui indispensable à toute entreprise moderne et agile. Elle permet d’améliorer :
- La détection des talents : Une gestion des compétences efficace permet de détecter des talents internes ou externes qui seront performants pour améliorer les résultats. Vous pourrez ainsi trouver les compétences en adéquation avec les postes internes existants mais aussi développer les compétences des collaborateurs déjà fidèles.
- La rétention des talents (ou fidélisation) : Grâce à la gestion des compétences, vous pourrez proposer des formations adéquates et un développement professionnel adapté à chacun de vos collaborateurs. Un collaborateur qui a des possibilités d’évolution sera plus motivé et engagé, ce qui vous permettra de le fidéliser davantage.
- L’expertise individuelle et collective : La gestion des compétences permet d’échanger les compétences entre pairs. Les nouveaux talents ont beaucoup à apporter, tout comme les collaborateurs déjà présents peuvent les former. Ce partage et cette collaboration permettent un apprentissage collectif et cultivent l’intelligence collective et les communautés d’experts.
Comment piloter votre gestion des compétences ?
Il existe plusieurs stratégies à mettre en place pour piloter votre gestion des compétences.
Vous pouvez commencer par :
Évaluer les compétences existantes : Une évaluation approfondie des compétences actuelles de chaque collaborateur permet de connaître quelles sont les compétences présentes dans l’entreprise. Cela peut être réalisé par des évaluations individuelles, des entretiens de développement, des évaluations par les managers et des évaluations collectives.
Identifier les écarts : En identifiant les compétences existantes, vous pouvez donc voir quelles sont les compétences qui ne sont pas encore possédées par vos collaborateurs, mais qui sont nécessaires pour exercer leur emploi actuel, ou bien futur. Vous identifiez donc les écarts entre les compétences requises et celles déjà détenues par les collaborateurs afin de construire un plan de développement et de montée en compétences.
Construire un plan de développement individuel : Établissez des plans de développement individuel pour chaque collaborateur, en leur offrant des formations et des opportunités d'apprentissage personnalisées. Ces plans doivent être alignés sur les objectifs de l'entreprise et les aspirations professionnelles du salarié. Grâce à une montée en compétences, vos collaborateurs seront plus agiles et prêts pour aujourd’hui et demain !
Promouvoir la formation continue : En encourageant la culture de la formation continue au sein de l'entreprise, vous permettez à vos collaborateurs d’améliorer leur employabilité et de les motiver. Mettre en place des programmes de formation, des ateliers, des conférences et des ressources en ligne accessibles aux collaborateurs leur permettent de développer leurs compétences de manière continue.
Améliorer la gestion des talents et la mobilité interne : Identifiez les talents prometteurs au sein de l'entreprise et favorisez leur développement. Encourager également la mobilité interne offre la possibilité aux salariés de diversifier leurs compétences et d'occuper des postes différents selon les besoins de l'entreprise, en raccord avec leurs ambitions et leurs appétences.
Obtenir un suivi et une évaluation des progrès : Pour finir, vous pouvez établir un système de suivi pour évaluer régulièrement les progrès de vos collaborateurs dans le développement de leurs compétences. Ces évaluations permettent d'ajuster les plans de développement et de s'assurer que les objectifs de compétences sont atteints, tout en offrant une visibilité sur les compétences récemment acquises ou améliorées.
Quels sont les outils pour piloter la gestion des compétences ?
Vous savez désormais comment piloter votre gestion des compétences. Maintenant, il vous reste à connaitre les outils pour vous faciliter la tâche !
Les outils de gestion des compétences englobent un éventail de méthodes, de logiciels et de procédures qui visent à collecter, évaluer, suivre et développer les compétences des collaborateurs, que ce soit des hard skills, soft skills ou bien les talents cachés et les aspirations professionnelles. En offrant une visibilité précise des capacités de chacun, les entreprises prennent des décisions plus éclairées en matière de recrutement, de formation, de staffing et de planification de la relève.
En facilitant l'alignement des compétences individuelles sur les objectifs globaux de l'entreprise, ces outils contribuent à stimuler l'innovation, la productivité et la satisfaction des collaborateurs. Les outils de gestion des compétences jouent également un rôle crucial dans la création d'une main-d'œuvre agile et performante.
La mise en place d’une stratégie de GEPP et GPEC
La compétence est une donnée précieuse pour les RH. La Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) permet d’améliorer le rapport stratégique entre les compétences et les objectifs de l’entreprise en impliquant l’ensemble des forces de l’entreprise.
La mise en place de la GEPP ou de la GPEC consiste à identifier les points de friction au sein de votre entreprise et celle du marché. Ainsi, le département RH sera en mesure de disposer d’une bonne connaissance des compétences afin de les allouer au bon endroit et au bon moment grâce à des actions de recrutement, mobilité et de formation pertinentes…
Pour y parvenir, vous pouvez vous poser les questions suivantes ?
- Ai-je une bonne connaissance des compétences actuelles ?
- Les fiches de poste sont-elles à jour ?
- Quelles compétences sont stratégiques pour aujourd’hui et pour demain et comment les acquérir ?
- Comment développer les compétences clés ?
Une phase de diagnostic est primordiale pour la réussite d’un projet de gestion des compétences. Pour rappel, vous pouvez suivre ce guide en 5 étapes afin de mettre en place votre stratégie GEPP:
- Dresser l’état des lieux pour définir la stratégie de l’entreprise
- Évaluer les besoins
- Compter sur les ressources existantes
- Intégrer le Strategic Workforce Planning
- Formuler le plan d’action
- Suivre le développement
Retrouvez ce guide en détail en cliquant sur notre article juste ici !
Une fois votre stratégie mise en place, vous serez en mesure d’établir une vue en temps réel des besoins et de pouvoir mesurer l’écart entre les compétences et les emplois existants et ceux dont vous avez besoin, en utilisant les moyens suivants :
- L’identification et l’évaluation des compétences : entretien annuel et entretien professionnel, cartographie et référentiel de compétences, référentiel des métiers, enquête de satisfaction, indicateurs de performance…
- Le développement des compétences : plan et actions de formation interne et externe, parcours d’intégration et d’onboarding, VAE, empowerment…
- La gestion de carrière et des mobilités : plan de remplacement, organigramme de remplacement, passerelles de mobilité…
- Recrutement : plan de recrutement, offres d’emploi, outils de sélection et d’aide à la décision…
Bien évidemment, pour assurer sa réussite, vous devrez inclure toute l’entreprise à savoir la direction qui pilote le projet, les managers qui sont au premier plan pour connaitre et évaluer les compétences de leurs équipes, et les collaborateurs qui bénéficient de ce plan de GEPP.
La construction d’un référentiel de compétences
Le référentiel de compétences sera un outil très utile à votre gestion des compétences. Avoir un référentiel dynamique vous permet de gérer vos compétences avec agilité et modernité afin de ne pas rester derrière la concurrence. Il permet de cartographier les compétences de chaque collaborateur en temps réel pour chaque emploi au sein de l’entreprise.
L’objectif est de recenser l’ensemble des compétences au même endroit, dans un document qui sera utilisé par la DRH et alimenté par les managers. Vous centralisez l’information en temps réel et êtes en mesure de l’actualiser en permanence en l’harmonisant sous un seul format rapidement accessible.
Toutefois, construire seul un référentiel de compétences reste un investissement en temps important. Vous collecterez beaucoup de données qui peuvent prendre beaucoup de place dans votre document si elles ne sont pas bien organisées. Il faut également penser à bien mettre ces données à jour. Alors, comment exploiter et mettre à jour cette data RH au cœur de votre gestion des compétences ? Chaque semaine ? Chaque mois ? Et qui le fera ? Les managers uniquement ? Ont-ils toutes les connaissances sur les compétences de chaque individu nécessaires ?
Heureusement, il existe un troisième outil qui pourra vous faciliter la tâche qui simplifiera et mettra à jour votre référentiel de compétences automatiquement. C’est notre chouchou et c’est bien sûr le Logiciel de gestion des compétences.
Adopter un logiciel de gestion des compétences
La digitalisation de ces processus grâce à des solutions innovantes vous permettra de faciliter et d’optimiser votre démarche.
C’est pour nous le meilleur outil qu’il soit, la crème de la crème qui répond aux enjeux de centralisation des données essentielles pour les mettre au service du développement des compétences.
Les solutions de gestion des talents apportent une visibilité complète de la GEPP et du référentiel. Grâce à cela, les compétences et les carrières de vos collaborateurs n’auront plus aucun secret pour vous. Elles automatisent les processus, optimisent et actualisent les données et augmentent l’adhésion des collaborateurs dans le partage des données.
Ainsi, vous gagnerez :
- Un gain de temps considérable dans l’identification des compétences, talents, et des besoins pour la GEPP
- Une meilleure relation entre les besoins de l’entreprise et les besoins des collaborateurs
- Des cartographies des métiers et emplois actualisées et dynamiques
- Des référentiels de compétences rapidement répertoriées et dynamiques
- Une meilleure évaluation des changements internes et des changements à venir
Zoom sur le référentiel dynamique :
Une solution RH de gestion des compétences fournit notamment un référentiel de compétences dynamique. Il est utile pour la majorité des étapes d’un plan GEPP, en identifiant en continu tous les talents en évolution, mais pas que ! Vous pourrez donc bénéficier d’une vue sur les évolutions des écarts et les nouveaux (s’il y en a).
- Une cartographie et un référentiel de compétences dynamiques ouverts et vivants
- Une cartographie et un référentiel de compétences facilement actualisables
- Une évolution en continu des collaborateurs avec l’identification de compétences et de métiers
- Une vue globale simple sur toutes les compétences de l’entreprise
Si vous n’optez pas pour un logiciel, comment allez-vous exploiter les compétences en mouvement si leurs données ne sont pas à jour ? Vous aurez :
- Un référentiel fermé et pré-construit
- Une cartographie qui peut s’avérer déjà obsolète lorsque vous commencez à la formaliser
- Une mise à jour continuelle à faire vous-même
- Une perte de temps !
Certains logiciels utilisent l’auto-déclaration des compétences pour découvrir tous les talents de vos collaborateurs, même cachés ! Chacun peut participer à l’identification des compétences pour alimenter la gestion des compétences dans l’entreprise afin de pouvoir obtenir une cartographie proche de la réalité de terrain.
Comment nous construisons votre ontologie et référentiel de compétences : Le jeu Tetris
365Talents vous aide à créer un référentiel de compétences unique, précis et concis qui correspond au contexte et à la culture spécifiques de votre organisation. Le référentiel est conçu pour être adapté aux capacités spécifiques de vos collaborateurs, et constamment mis à jour pour répondre aux besoins des ressources humaines et rester en phase avec les dernières tendances. Il est également conçu pour être dynamique, opérant de manière transparente dans le flux de travail, et devient ainsi un outil inestimable pour les professionnels RH. Plus important encore, les données sur les compétences devraient être accessibles à tous les autres processus et systèmes des ressources humaines, servant de langage commun pour la gestion des talents et l'expérience des talents.
Pour atteindre ces objectifs de manière efficace, nous utilisons des approches à la fois descendantes et ascendantes (top-down et bottom-up) pour vous aider à construire un référentiel de compétences spécifique. Imaginez votre référentiel de compétences comme un plateau de jeu Tetris.
Votre référentiel est une fusion de diverses sources qui, grâce à une interprétation et manipulation intelligentes et stratégiques, peuvent être assemblées pour offrir une vue cohérente et solide des compétences actuelles de votre entreprise.
Peu importe la forme, la taille ou la quantité des données sur les compétences que vous avez actuellement, nous pouvons intégrer des données supplémentaires ou les compléter avec nos référentiels existants, comblant ainsi les éventuels écarts et reflétant votre approche.
Une fois que tout est opérationnel, vous disposez de votre référentiel de compétences centralisé et dynamique. Notre technologie prend le relais, effectuant la catégorisation automatique, la détection de synonymes, le matching sémantique, la détection de la langue et la traduction automatique.
Spoiler alert : les logiciels de gestion des talents propulsés par l’IA comme 365Talents réalisent une cartographie des compétences réelle et d'obtenir ainsi un référentiel de compétences dynamique. Notre technologie d’analyse sémantique permet de capter l’ensemble des talents de vos collaborateurs. Elles parviennent à identifier et rassembler les mêmes compétences même si elles ont un nom ou une langue différente. Un exemple concret : un collaborateur déclare pourvoir “content management, un autre “gestion du contenu” et un dernier “gestión de contenido”. Toutes ces expressions seront rassemblées autour de la même compétence, peu importe la façon dont vos collaborateurs la décrivent. Ensuite, notre plateforme suggère des missions, des mobilités, des formations en fonction des envies de vos collaborateurs et des ressources disponibles dans l’entreprise. Cela permet de réduire facilement les écarts de compétences, d’améliorer le développement et la montée en compétences, en seulement quelques clics !
Vous souhaitez prendre rendez-vous avec l’un de nos experts ? C’est par ici !
