Onboarding salarié : un must have

Si l’intégration n’est pas toujours valorisée par l’entreprise, elle l’est par le salarié ! Plus son intégration sera réussie plus le salarié restera sur son poste et sera engagé. Le contexte post la crise sanitaire, l'arrivée du télétravail et la pénurie de talents rendent l’onboarding encore plus essentiel. Il faut donc avoir toutes les cartes en mains pour qu’il soit opérationnel.

Pourquoi il est crucial de bien intégrer ses nouveaux collaborateurs ?

Si l’intégration n’est pas toujours valorisée par l’entreprise, c’est un élément important pour le salarié ! Plus son intégration sera réussie plus le salarié restera sur son poste et sera engagé. Ce cercle vertueux renforcera aussi la marque employeur de la structure. L’élément crucial ici est la favorisation de l’épanouissement du nouveau collaborateur.
Le contexte de la crise sanitaire rend l’onboarding encore plus essentiel. Il faut donc avoir toutes les cartes en mains pour qu’il soit opérationnel.

Fidéliser à tout prix

La fidélisation du collaborateur est essentielle. D’abord parce qu’il est difficile de recruter de nos jours. Pour 71% des startups interrogées par EY et France Digitale, la difficulté de recrutement est le premier frein à la croissance. Cette étude concerne surtout les emplois qualifiés et les métiers du numérique et de l’ingénierie et justement, 365Talents se trouve dans ce contexte. 

Ensuite les départs ont des conséquences lourdes pour la structure. Bien qu’il soit difficile d’évaluer avec précision le coût d’un recrutement, nous pouvons admettre que les pertes mesurables ou non peuvent être importantes. Entre l’investissement financier de l’entreprise pour embaucher et former la personne, la baisse de motivation qu’engendre le départ auprès d’une équipe, le retard pris dans le travail et donc la baisse de productivité si le remplacement prend trop de temps. On estime ce coût à 9 mois de salaire selon EasyRecrue.

L’engagement des collaborateurs, un gage de productivité

C’est l’épanouissement du collaborateur au travail qui rend possible un engagement durable dans son activité, lui-même source de performance de l’entreprise. Selon une étude du Journal of Labor Economics, la productivité d’un salarié heureux augmente de 12 % par rapport à un salarié témoin.

Pendant l’intégration, on crée les fondements de l’épanouissement du collaborateur, cela passe par : trouver sa place dans une organisation, avoir un sentiment d’appartenance à un groupe, trouver dans la structure ce qui “nous a été vendu”, se sentir attendu, se sentir accompagné et écouté, être accueilli dans une ambiance chaleureuse. 

Les collaborateurs, des ambassadeurs de la marque employeur

Les entreprises souhaitent montrer une image d’employeur attractif et investissent énormément pour attirer toujours plus de candidats qualifiés. 

À l’heure de LinkedIn et Glassdoor

Comme on le sait, un client mécontent fera part de son avis bien davantage qu’un client satisfait, il en va de même pour les salariés d’une entreprise ! À l’heure où Glassdoor et  LinkedIn sont incontournables, ce phénomène est exacerbé. Selon une étude de StepStone, 95% des personnes à la recherche d’un emploi se renseignent sur leurs employeurs potentiels avant de postuler. Les conséquences peuvent être extrêmement préjudiciables : baisse du nombre de candidats au recrutement, absence de rentabilité des investissements sur les opérations de communication.

Le pouvoir de la cooptation

En 2018, la cooptation des salariés était en hausse de 2 points à 9 % et se hisse au troisième rang des canaux permettant le plus d’embauches de cadres (APEC). Chaque collaborateur et ancien collaborateur est et restera un ambassadeur de cette marque employeur et un prescripteur dans son réseau. Une expérience collaborateur réussie (impliquant l’intégration) est à l’origine d’un système de cooptation efficace.

L’onboarding à la sauce 365Talents

Quatre grands axes se détachent de notre processus d’onboarding : la sincérité, l’humain, la célébration et l’organisation.

1. Favoriser la sincérité

La vérité, toute la vérité.

On met un point d’honneur à ce que notre phase d’intégration soit en adéquation avec le discours tenu lors de la phase de recrutement. Si ce n’est pas le cas, le nouveau collaborateur sera déçu et l’opération sera contre-productive.

Du feedback, toujours.

Ce nouveau membre a besoin de recevoir des appréciations sur sa phase d’adaptation et son travail. Les collègues, managers et le service des Ressources Humaines doivent donner leur feedback pour mieux le guider, afin qu’il puisse être rassuré et ajusté son travail.

Ce que l’on fait chez nous : on fait un point d’étape à la fin du 1er et du 3e mois avec un questionnaire dédié lors d’un entretien en face à face.

Ça marche dans les 2 sens.

Cette sincérité s’applique aussi du côté du nouveau collaborateur. Son retour d’expérience nous permet de toujours nous améliorer. Cela permettra aussi au collaborateur de se sentir écouté et pris en considération.

Ce que l’on fait chez nous : le nouveau collaborateur évalue le processus à la fin de sa période d’essai.

Proposer une formation humanisée

Pour rendre le collaborateur opérationnel le plus vite possible, on doit lui proposer une procédure de formation qui lui permettra de comprendre l’entreprise : son produit, son contexte, son organisation et ses outils de travail. Il faudra profiter de cette action pour faire en sorte que le nouvel arrivant tisse des liens relationnels avec la plupart des personnes de l’équipe. Cela lui permettra de mieux interagir dans le groupe selon son besoin et de mieux s’y intégrer.

Ce que l’on fait chez nous : Chaque nouvelle personne a son éclaireur. C’est une personne de son équipe qui va l’accueillir et le guider. On désigne un représentant par équipe pour présenter sa team. Et c’est le nouvel arrivant qui fixe les rendez-vous. On applique ce même principe pour la présentation des outils de travail.

2. Prévoir des rites de célébration

L’arrivée d’un nouveau membre doit être une fête, un moment chaleureux. Cela est nécessaire. Le nouveau collaborateur le vivra comme un rite de passage. Le changement d’entreprise est vécu comme une réussite, mais aussi comme un challenge. Cette épreuve est adoucie en montrant au nouvel arrivant qu’il est attendu et qu’il fait maintenant partie du groupe. C’est aussi le moment pour tous vos collaborateurs de se retrouver en présentiel ! Avec les confinements et les différentes restrictions sanitaires, beaucoup n’en ont pas eu encore l’occasion. C’est donc un bon moyen de renouer les liens, et d’en créer des nouveaux avec les nouvelles recrues.

Ce moment dédié permettra à l’équipe de mieux prendre conscience de la nouvelle arrivée et donc de mieux l’intégrer.

Ce que l’on fait chez nous : on prévient l’équipe de l’arrivée d’une nouvelle personne via un message sur notre messagerie interne, en donnant son profil LinkedIn. Avalanche de vues garantie ! On invite toujours au moins une semaine le nouveau collaborateur pour un apéro ou un goûter. Pratique pour briser la glace en douceur.  Pour le premier repas au bureau, c’est toujours resto ! Et l’entreprise offre le déjeuner à la nouvelle recrue.

3. Mettre en place une organisation optimale

La phase d’intégration doit bénéficier d’outils pour faire en sorte que ces tâches collaboratives soient fluides et cohérentes. Cela est représentatif de l’efficacité de l’entreprise et participera à l’image qu’elle renvoie au nouveau collaborateur. Une bonne préparation permettra aussi au nouvel arrivant de trouver facilement sa place, d’harmonisation les actions pour traiter les nouveaux collaborateurs de manière équitable et de n’oublier aucune action. Ainsi, tout le monde gagnera du temps.

Ce que l’on fait chez nous : le processus d’onboarding est personnalisé en fonction de la team. Et, une boîte à outil est disponible pour tous les acteurs du processus : modèle de mail, tableaux, documents administratifs.

Onboarding à distance, comment ça se passe ?

Et oui, un onboarding à distance, c’est possible ! C’est même un phénomène de plus en plus courant dû à la crise sanitaire et à l’arrivée du télétravail. Nous sommes dans un contexte où les conditions sanitaires et les règles en vigueur ne permettent pas un retour à la normale, du moins pour le moment. Il faut donc être préparé à mettre en place des onboardings à distance.

Étape 1 : Être prêt le jour J

Si l’accueil est virtuel, il peut tout de même être de qualité. Vous pouvez envoyer à votre nouveau salarié un Welcome Pack par la poste, des goodies, voire la livraison d’un petit déjeuner pour lui souhaiter la bienvenue. Veillez à transmettre un mail de bienvenue avec des ressources qui le seront utiles, comme des fichiers de présentations de l’entreprise en cas de besoin. Il serait également judicieux d’informer les autres collaborateurs de son arrivée, afin qu’ils puissent, eux aussi, prendre contact et l’intégrer.

Étape 2 : Organiser des rencontres en visio

Vous vous doutez bien qu’il est important d’accueillir le collaborateur par une visio avec son manager. Mais votre mission ne s’arrête pas là ! Pensez également à lui présenter les équipes avec lesquelles il sera amené à travailler, de près comme de loin. Ce processus peut se faire en appels de groupes ou individuels. De ce fait, il rencontrera les différentes entités de l’entreprise. Cela lui permettra également de mieux comprendre la culture de l’entreprise. C’est donc l’occasion pour vous de rappeler les valeurs que vous prônez, ainsi que vos objectifs.

Étape 3 : Être à son écoute

Soyez présent ! Il est primordial d’être disponible pour votre nouveau salarié, afin de répondre à ses besoins et ses questions. D’autant plus qu’en distanciel, il peut parfois être plus difficile de comprendre l’organisation interne, d’appréhender ses missions ou d’oser poser des questions en cas de nécessité. Attention cependant à ne pas tomber dans le piège de la surveillance ! En effet, il pourrait se sentir mal à l’aise.

Étape 4 : Demander et donner des feedbacks

Nous l’avons mentionné précédemment : demander et donner des feedbacks sur votre onboarding pour en mesurer l’efficacité est très important. C’est d’autant plus le cas pour un onboarding en distanciel, et surtout, c’est possible ! Vous pouvez soumettre à votre nouvelle recrue un questionnaire, grâce auquel vous pourrez faire le point sur son intégration avec un point en visio. Il est nécessaire de pouvoir améliorer et ajuster le process d’un onboarding.

En résumé, accompagner le nouvel embauché dans sa prise de poste permet de le rendre plus rapidement à l’aise, productif et autonome. Une intégration réussie le mobilisera et le fera adhérer à l’entreprise. Les entreprises ont donc tout intérêt à prendre en compte le ressenti du salarié. Une enquête menée par Jam et Dialoog montre que parmi les profils millénials les plus qualifiés, seuls 35% sont très satisfaits de la qualité de leur intégration.