Comment faire des entretiens d’évaluation un outil stratégique ?

Pour la fonction RH, la rentrée de septembre est souvent synonyme de préparation de la fin d’année. L’événement crucial de cette période est pour beaucoup les entretiens d’évaluation. C’est un rendez-vous qui est autant appréhendé par les collaborateurs que par les managers. Comment faire en sorte que ce rendez-vous soit le plus efficace possible ?

Votre équipe est efficace, mais comme toute équipe, elle n’est pas parfaite. L’objectif de cet entretien est de :

• Déceler les axes d’amélioration de chacun, et de fixer des objectifs individuels
• Clairement s’aligner sur les besoins de l’entreprise,
• Renforcer le développement individuel

Pour vous aider à organiser ces entretiens, nous vous avons préparé quelques astuces et conseils.

1. Mettre en place un environnement propice à l’échange

Toujours prévenir

Il faut commencer par prévenir le collaborateur du déroulement de l’entretien et du temps imparti ; pour qu’il puisse mieux appréhender l’événement.

Chez 365Talents, il est établi que ces entretiens d’évaluation prennent un rythme cyclique régulier : deux fois par an, en janvier et en juillet. Cette récurrence est nécessaire et induite par notre forte croissance. Notre contexte évolue vite, nous devons donc mettre en place des outils pour s’y adapter.

Le collaborateur est prévenu de la date exacte de son rendez-vous au moins quinze jours à l’avance. Ce n’est pas un entretien anodin : il requiert une préparation psychologique et organisationnelle.

Afin d’avoir une base de mesure de la performance claire, nous avons imaginé la notion de dimensions. Les dimensions sont les axes de développement proposés sur chaque poste qui permettent aux collaborateurs de se projeter et de progresser. Deux dimensions sont propres à chaque métier et deux dimensions sont transverses à toutes les équipes de l’entreprise. Elles sont mesurées sur cinq niveaux : “Doer” est le niveau minimum et “Power Leader” le niveau maximum. Grâce à cela, la performance est mesurée sur des critères clairs, établis et de manière cohérente entre les postes.

Le rendez-vous doit être une synthèse des principaux éléments échangés lors des entretiens individuels tout au long de l’année. S’il n’y avait qu’une seule recommandation à faire, ce serait celle-ci. Lors de cet entretien, le collaborateur ne doit être surpris par aucune information. L’entretien n’est que le récapitulatif des échanges précédents. C’est le gage d’une communication fluide et régulière, essentielle au bon management des collaborateurs. Ce processus permet d’éviter toute source d’incompréhension lors de l’entretien.

Favorisez la proactivité

Permettre aux collaborateurs d’être acteur de son entretien d’évaluation fait grandir un sentiment de maîtrise et lui permet d’être plus à l’aise dans l’exercice.

Les dimensions, mentionnées plus haut, ont été validées avec les collaborateurs. Leur approbation est requise pour faire de ces critères une base commune.

Le process de cet entretien se déroule en 3 étapes :

1. C’est d’abord le collaborateur qui mesure sa performance. Il s’auto-évalue grâce à la trame d’entretien qui a été personnellement conçue pour lui. Puis, il envoie le document à son manager. Cette étape est essentielle pour permettre aux collaborateurs de prendre du recul sur son travail, son évolution et le rendre acteur de la situation.
2. Le manager prépare à son tour l’entretien à l’écrit sur la trame tout en prenant compte des feedbacks donnés par le collaborateur. Là encore, on prévient le collaborateur de ce qu’il va être dit. On désamorce toutes appréhensions en prévenant à l’avance.
3. Le collaborateur et le manager se rencontrent pour la restitution, afin de discuter les différents points de l’entretien et les valider ensemble.

2. Préparer soigneusement ce rendez-vous

L’entretien d’évaluation peut être un formidable outil de management et a deux objectifs principaux :

• Renforcer l’engagement collaborateur
• Soutenir sa performance.

Mais tout entretien avec un collaborateur se prépare ; surtout l’entretien d’évaluation. Les idées de vos managers doivent être claires et organisées ; c’est la principale garantie pour faire de cet entretien une réussite. Alors, comment aider vos managers à le préparer ?

Renforcez l’engagement collaborateur en étant reconnaissant

La reconnaissance est l’un des cinq piliers de l’engagement collaboration avec le climat de confiance, le sens, la considération et l’environnement de travail. Être reconnaissant envers un collaborateur est une pratique qui doit se faire de manière continue. Pour autant, c’est lors des entretiens d’évaluation que la reconnaissance atteint son paroxysme.

Ce que veulent les collaborateurs, c’est de la confiance, du sens, du respect, des conseils, du partage et la possibilité de s’exprimer. Il ne s’agit pas là d’une activité sociale, mais bien d’une pratique de management et d’un levier de performance particulièrement efficaces. La reconnaissance est une attention constructive, personnalisée et spécifique portée à une personne et à sa juste contribution. Elle alimente directement la confiance en soi et la motivation.

En amont, intéressez-vous au travail de vos collaborateurs.

Passez du temps avec eux, pour savoir ce qui les intéresse et ce qu’ils font vraiment au quotidien. Le manager doit prendre le temps d’écouter ses salariés et de leur permettre d’exprimer leurs opinions en toutes circonstances. La proximité physique et intellectuelle est une des clés de la performance individuelle et collective.
Dans un collectif, il est essentiel de ne pas oublier la place de l’individu en tant qu’être unique, véhiculant son propre écosystème. Derrière chaque collaborateur, il y a un prénom, des valeurs, des parcours de vie, des talents, des passions, … Un être qu’il faut reconnaître, respecter et accueillir dans son unicité.

Reconnaissez les compétences et les qualités professionnelles

Cela semble si évident qu’il n’est pas rare de l’oublier : les compétences professionnelles, qu’elles relèvent du savoir, du savoir-faire ou du savoir être, sont autant de qualités à valoriser. On ne valorise jamais assez les compétences professionnelles d’un collaborateur, son expertise, ses qualités relationnelles, et pourtant, c’est bien souvent ces dernières qui font toute la différence. Le manager doit apprécier les qualités du collaborateur, indépendamment des résultats.

Reconnaissez les résultats et l’effort

C’est bien souvent la forme de reconnaissance la moins oubliée dans les organisations et pour cause, elle porte sur le travail accompli, le rendu final. Les modes de reconnaissance s’expriment sous forme de primes et de félicitations publiques, de promotion, de distinction. La réponse économique et matérielle n’est pas la seule marque de reconnaissance attendue face à l’atteinte d’un objectif.

Atteindre ses objectifs n’est pas le seul témoin de l’effort et de l’engagement d’un collaborateur. Un manager doit savoir identifier et reconnaître les efforts engagés par son collaborateur au quotidien s’il ne veut pas voir ce dernier se décourager et se désengager. Pire encore, l’investissement, le surinvestissement d’un salarié peut conduire au burn out s’il n’est pas reconnu et entendu. Le manager doit non seulement apprendre à valoriser l’effort à juste titre, mais également à détecter les signes d’épuisement qui pourraient être la source de réels risques psychosociaux pour le collaborateur.

Reconnaissez la valeur de leur mission

Chaque poste, chaque rôle est important dans l’entreprise. Le manager doit permettre au collaborateur d’apprécier l’impact positif de ses missions sur l’entreprise. Il contribue ainsi à aider le collaborateur à trouver du sens dans sa mission et à lui faire comprendre qu’il est un maillon essentiel de l’organisation.

« Seul on va vite, mais ensemble on va plus loin ».

C’est pour cela qu’il est important de reconnaître les collaborateurs à la fois comme individus, mais aussi comme parties d’un collectif. Identifier régulièrement les efforts et l’énergie d’une équipe est indispensable pour éviter les logiques hyper concurrentielles et favoriser les coopérations.

Sans oublier l’authenticité

La chose la plus importante en matière de reconnaissance au travail, c’est l’authenticité. Quand quelque chose ne va pas, ne pensez pas que le temps va arranger les choses. Énoncez clairement vos remarques lors d’une discussion franche et constructive. Misez sur la bienveillance et le courage !

3. Soutenir la performance en challengeant

Essayez d’être toujours proactif

En amont des entretiens, il faudra que les collaborateurs aient été sensibilisés aux objectifs de l’entreprise et de l’équipe. On demandera alors aux collaborateurs de décliner leurs propres objectifs de manière cohérente avec l’organisation. Ils sont les mieux placés pour savoir comment ils seront les plus impactants. Cela enrichit l’échange avec leur manager et permet de se mettre d’accord sur des objectifs communs. Là encore, la proactivité renforce la performance.

Inspirez-le pour qu’il sorte de sa zone de confort

Naturellement, l’être humain va vouloir rester dans une zone de confort. C’est au manager de proposer des idées d’opportunités inspirantes et personnalisées (projet transverse, nouveau sujet, formation, nouvelle responsabilité) pour pousser le collaborateur dans son développement professionnel.

On retient ici que l’entretien d’évaluation n’est pas un événement isolé dans le temps, mais qu’il fait partie d’une organisation managériale globale, qu’il se prépare comme un fil rouge tout au long de l’année. Il doit être la symbiose entre un management bienveillant et exigeant pour être le moins douloureux possible et le plus efficace.