GEPP : définition, objectifs, avantages et mise en place

On le sait, le monde du travail évolue de plus en plus vite, surtout depuis le début de la crise sanitaire. Les entreprises et plus particulièrement les Ressources Humaines doivent donc s’adapter et regarder vers l’avenir. Pour cela, la mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), maintenant devenue GEPP, est un atout phare à ne pas négliger.

Toutefois, vous vous posez probablement certaines questions (et on vous comprend !) : “la GEPP, au fond, c’est quoi ? Comment faire pour mettre en place une GEPP efficace ?”, “quelles sont les étapes de la GEPP ?”…

Pas de panique, on vous dit tout sur la GEPP, en passant par sa définition, ses principes, ses avantages et les étapes pour la mettre en place.

GEPP : définition et principes

La GEPP, c’est quoi ?

La Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP), anciennement nommée gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), est une approche stratégique de gestion des ressources humaines au sein des entreprises. Cette démarche vise à optimiser l'adéquation (chez 365Talents, on appelle ça le matching !) entre les compétences des collaborateurs et les besoins de l'organisation tout en favorisant leur développement professionnel.

La GEPP est un outil essentiel pour la gestion proactive des compétences et des carrières des collaborateurs et la planification des effectifs, permettant ainsi à l'entreprise de maintenir sa compétitivité et de favoriser l'engagement et la fidélisation des collaborateurs.

Même si cet outil peut parfaitement être utilisé et mis en œuvre au sein de plus petites organisations, la GEPP est uniquement obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés.

Objectifs de la GEPP

Dans un contexte économique et concurrentiel assez dense, mieux gérer ses effectifs est devenu indispensable pour suivre voire devancer la concurrence. 

Et pour bien comprendre cela, connaitre les principes fondamentaux de la GEPP est un must : 

• Analyse des emplois : La première étape de la GEPP consiste à réaliser une analyse approfondie des différents emplois au sein de l'organisation. Cette analyse permet de définir les compétences, les responsabilités et les qualifications nécessaires pour chaque poste, facilitant ainsi l’identification et la mise en place de profils de compétences clés.
  
• Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) : La GEPP intègre la GPEC, un dispositif RH préventif ayant pour but d’analyser les besoins de l’entreprise en termes de stratégie et d’effectuer des démarches pour ajuster les compétences nécessaires à ces besoins à moyen et long terme. En évaluant les besoins futurs en compétences, l'organisation peut se préparer à des changements structurels, technologiques ou économiques.

Il s’agit d’une démarche importante pour la pérennité de l’entreprise puisqu’elle répond à une question majeure : « comment m’assurer d’avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment pour déployer ma stratégie ? »

• Développement des compétences : La GEPP encourage le développement continu des compétences de chaque collaborateur. Cela peut passer par des formations, des programmes de mentorat, des opportunités de mobilité interne ou des missions transversales, permettant aux collaborateurs d'acquérir de nouvelles compétences et d'évoluer dans leur carrière.
  
• Mobilité interne : La GEPP favorise la mobilité interne en facilitant les changements de postes au sein de l'entreprise. La promotion interne et la mobilité géographique ou fonctionnelle offrent aux collaborateurs de nouvelles opportunités d'évolution et de développement personnalisées en fonction de leurs besoins et de leurs appétences.
  
• Gestion de la performance : La GEPP s'appuie sur une gestion de la performance efficace. Elle met en place des entretiens d'évaluation réguliers pour identifier les besoins de développement individuels, les succès et les domaines d'amélioration de chaque collaborateur, sans oublier leurs appétences.

Quels sont les avantages de la GEPP ?

• Réduction du turn-over : En offrant des opportunités de développement et de progression en interne, la GEPP contribue à fidéliser les employés. Les collaborateurs ont moins tendance à chercher des opportunités ailleurs lorsqu'ils voient un avenir prometteur au sein de l'entreprise.
  
• Gestion proactive des compétences : La GEPP permet à l'entreprise d'anticiper les besoins futurs en compétences, réduisant ainsi les lacunes et les pénuries de compétences critiques. Cela renforce la résilience de l'organisation face aux évolutions du marché.
  
• Augmentation de l'engagement et de la motivation : Lorsque les employés sont conscients des opportunités de développement et de progression offertes par l'entreprise, ils sont plus engagés et motivés dans leur travail au quotidien.
  
• Amélioration de la productivité : Une meilleure adéquation entre les compétences des employés et les exigences de leur emploi conduit à une augmentation de la productivité globale de l'entreprise.
  
• Image de l'employeur : En adoptant une approche proactive de la gestion des carrières, l'entreprise améliore son image d'employeur attractif, attirant ainsi les meilleurs talents du marché.

Certains pensent peut-être que seules les Ressources Humaines sont impliquées dans la mise en place d’une GEPP. Mais la GEPP est l’affaire de tous. Partager votre stratégie GPEC/GEPP à toute l’entreprise est un facteur important pour assurer le succès de sa mise en place : La GEPP étant orientée vers les compétences et les carrières, vos conclusions sont susceptibles d’intéresser bien d’autres départements de l’entreprise.

De cette façon, vous assurez le rôle stratégique de la GPEC dans l’atteinte des objectifs business : 

• La direction des Ressources Humaines et les équipes RH à la tête de la gestion du projet.
• Les managers, vos meilleurs partenaires pour transformer les besoins opérationnels en ressources.
• Les syndicats et autres représentants du personnel qui participent activement aux négociations.
• Vos collaborateurs qui seront les premiers à bénéficier de vos initiatives mises en place. 

La direction et le département RH 

La direction détermine la stratégie de l’entreprise dans laquelle la démarche de GEPP s’inscrit. Si la direction est impliquée, elle lui donne sa légitimité. Elle jouera également un grand rôle dans la communication interne puisqu’elle va informer les collaborateurs sur les enjeux économiques, techniques, sociaux, etc., mais aussi sur les bénéfices individuels pour améliorer leur employabilité.

Le département RH, quant à lui, sera un acteur indéniable puisqu' il coordonne la démarche et garantit son bon déroulement de A à Z. Il peut dénicher, proposer et mettre en place les méthodes et les outils pour garantir le succès de la démarche GEPP. 

La GEPP et les collaborateurs

Les collaborateurs sont également des acteurs clés, puisque la démarche consiste au bon développement de leurs compétences et de leur carrière.

Impliqués, ils deviennent de véritables moteurs dans le développement, l’évaluation et la mise en œuvre des compétences et deviennent acteurs de leur propre évolution de carrière. 

Zoom sur la GEPP et les managers

Les managers sont vos meilleurs alliés pour mettre en place les accords GEPP. Grâce à leur proximité quotidienne avec les collaborateurs, ils accompagnent la montée en compétences de leurs équipes. 

Le manager évalue le niveau de compétence des collaborateurs. C’est au moment de l’entretien annuel que le manager évalue son équipe. Tout le but de cet entretien est de mettre en rapport les missions effectives du collaborateur avec celles notées sur sa fiche de poste. Les données de cet échange sont précieuses pour votre stratégie, puisque vous pourrez mettre des mots sur les compétences et leurs niveaux. C’est aussi l’occasion d’avoir les retours de vos collaborateurs et de les intégrer à vos réflexions.

Le manager identifie les compétences à développer également. L’évolution du collaborateur est abordée lors de l’entretien professionnel. C’est à ce moment que le manager et le collaborateur vont évoquer ensemble les perspectives d’évolution professionnelles. Tout comme l’entretien annuel, les informations délivrées sont clés, notamment pour identifier les besoins.

Comment mettre en place la GEPP ?

Quels sont les points importants à considérer dans votre démarche de la GEPP ? Voici les points principaux à retenir : 

• Anticiper l’évolution des métiers et des compétences
• Améliorer la gestion des carrières
• Adapter les compétences aux évolutions liées à l’économie, la société, le social l’environnement, la technologie ou l’organisation
• Développer la compétitivité
• Piloter précisément la pyramide des âges

Eh oui, mettre en place votre plan de GEPP peut être aussi simple (ou presque !) que 5 étapes : 

• Définir la problématique et les objectifs à atteindre
• Faire l’état des lieux en interne pour identifier les écarts
• Établir un plan d’action
• Déployer la démarche GPEC
• Le suivi et l’évaluation du ROI

Étape 1 : Dresser l’état des lieux pour définir la stratégie de l’entreprise

Afin de démarrer votre démarche de GEPP, la première étape est de rassembler les bonnes informations. Pour y arriver, vous avez 2 éléments clés à votre disposition :

D’une part l’environnement englobe les aspects concurrentiels, légaux, financiers et technologiques. Savoir à quel point et quand ces éléments peuvent être impactants pour l’entreprise, vous permet de formuler des solutions agiles. D’autre part, les activités ne sont pas cantonnées aux produits et services. Il s’agit aussi de technologies, des métiers et des compétences qui font partie intégrante de votre société. En somme rapprochez-vous des autres départements ! La Direction de l’entreprise a des attentes en ce qui concerne la performance et peut vous aiguiller sur la compétitivité.

En combinant ces deux sources de données, vous êtes sûr de vous reposer sur des informations fiables. De cette manière, les objectifs stratégiques RH sont aussi issus des enjeux business. 

Étape 2 : Évaluer les besoins

Maintenant que vous avez une vision complète sur les emplois et compétences en mouvement dans votre entreprise, il est temps de cartographier les besoins. À ce propos, il existe des outils opérationnels pour vous faciliter la tâche. À l’image de la pyramide des âges ou encore du référentiel de compétences dynamique, qui permet une vision en temps réel. Pour plus de pertinence, formulez aussi plusieurs hypothèses sur le marché, la productivité et la croissance de vos produits ou services.

D’ailleurs, c’est le moment de se remémorer les objectifs du plan de GEPP ! Des points importants à inclure dans l’évaluation des besoins.

• Anticiper l’évolution des métiers et des compétences
• Améliorer la gestion des carrières
• Adapter les compétences aux évolutions liées à l’économie, la société, le social l’environnement, la technologie ou l’organisation
• Développer la compétitivité
• Piloter précisément la pyramide des âges

Étape 3 : Compter sur les ressources existantes

Avec une vision claire sur l’environnement de l’entreprise et ses axes de développement, effectuer des projections sur les métiers, les compétences et le ratio embauches/départ et la meilleure façon d’évaluer vos ressources. Encore à l’aide de votre précieux référentiel de compétences, vous pouvez extraire les informations les plus impactantes !

Étape 4 : Un peu de Strategic Workforce Planning

On y est presque ! Vos ressources et vos besoins sont bien établis et ce sont les ingrédients parfaits pour analyser les écarts entre les compétences actuelles et les compétences futures. C’est précisément de cette étape dont vous avez besoin pour mettre en place votre démarche de GEPP. Pour rappel, la méthodologie du Strategic Workforce Planning (SWP) est clé pour disposer des bonnes compétences au bon moment.

Étape 5 : Formuler le plan d’action

On récapitule, vous avez :

• Un état des lieux à jour des emplois et compétences de l’entreprise
• Une vision claire sur vos ressources et vos besoins
• Une analyse prédictive du besoin futur de compétences

Avec ces 3 atouts, vous avez tout ce qu’il vous faut pour mettre en place le plan d’action GEPP : plan de développement des compétences référentiel métiers, cartographie des compétences et j’en passe ! 

Bonus : le suivi du déploiement

À noter que la démarche GEPP n’est pas un projet à court terme, mais au long terme. 

C’est la raison pour laquelle il est important de procéder étape par étape, de les évaluer et d’ajuster le projet si besoin. N’oublions pas que la GEPP a également pour but d’anticiper les compétences de demain et les nouveaux métiers pour développer les carrières de chacun au sein de l’entreprise : ils sont sans cesse en évolution, alors votre projet se voudra cyclique, plutôt que constant. Des adaptations et changements seront peut-être à prévoir, alors assurer un suivi ne pourra que vous être utile !

Le suivi vous permettra de capitaliser sur ce qui a bien fonctionné, de réajuster les objectifs, d’en définir des nouveaux si nécessaire, et de changer de méthodes/d’outils en cas de besoin. Pour accompagner en permanence l’évolution de l’entreprise, il est essentiel d’évaluer votre projet à chaque étape pour faire vivre la GEPP dans le temps et en continu, comme un cycle.

La Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels est une approche stratégique qui place les ressources humaines au cœur de la réussite de l'entreprise. En favorisant le développement des compétences, la mobilité interne et la planification des effectifs, la GEPP contribue à créer un environnement de travail dynamique et favorable à la fois pour les employés et pour l'organisation. En exploitant pleinement le potentiel de ses collaborateurs, l'entreprise peut renforcer sa compétitivité et assurer sa pérennité dans un contexte économique en constante évolution.

Maintenant que vous savez tout, il ne vous reste plus qu’une chose à faire : mettre en place un merveilleux plan de GEPP en 5 étapes ! Cette méthodologie flexible saura s’adapter en cas de difficulté et met un point d’honneur à rassembler et engager toute l’entreprise. Les collaborateurs, les managers et les RH travaillent main dans la main pour réaliser le projet.

Si les accords GEPP ne font pas partie de vos priorités actuelles, vous avez tout de même la possibilité d’améliorer les processus de collecte d’informations. Vous pouvez aussi renforcer les liens avec vos managers en les impliquant un peu plus dans votre stratégie RH.