5 étapes clés pour mettre en place sa GPEC efficacement

On le sait, le monde du travail évolue de plus en plus vite, surtout depuis le début de la crise sanitaire. Les entreprises et plus particulièrement les Ressources Humaines doivent donc s’adapter et regarder vers l’avenir. Pour cela, la mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), maintenant devenue GEPP, est un atout phare à ne pas négliger.

En effet, l’objectif d’une GPEC durable est d’aider les RH à mieux prévoir les enjeux humains et techniques dans l’entreprise et à surmonter les obstacles l’en empêchant, comme la crise sanitaire par exemple. Pour nous, c’est un peu comme la combinaison d’Iron Man. S’il est difficile pour lui de se défendre sans son armure, il est difficile d’atteindre le plein potentiel du capital humain sans une GPEC efficace !

Toutefois, vous vous posez probablement certaines questions (et on vous comprend !) : “comment faire pour mettre en place une GPEC efficace ?”, “quelles sont les étapes à suivre ?”…
Pas de panique, on vous donne une Checklist des 5 étapes clés pour mettre en place sa GPEC.

5 étapes clés pour mettre en place sa GPEC

1. Définir la problématique et les objectifs à atteindre

Difficile de commencer une démarche GPEC sans fixer les objectifs au préalable ! “A quelle(s) problématique(s) ma GPEC doit-elle répondre ?”

La GPEC doit répondre aux enjeux stratégiques de l’entreprise, tout en garantissant la disponibilité des compétences nécessaires à l’atteinte des objectifs de performance et au maintien de la compétitivité.

Outre les aspects économiques et financiers, d’autres enjeux peuvent influencer la démarche de GPEC, comme : la marque employeur, le turnover, la RSE…
Déterminer quelle est la principale raison pour votre département RH et vous permettra de définir votre problématique “emplois et compétences”.

Comme le disait Albert Einstein, c’est en passant du temps à définir et comprendre le problème que vous pourrez agir plus efficacement. Bon, peut-être pas en 5 minutes pour la GPEC, mais vous avez compris 😉

Avec cette première étape, vos objectifs à atteindre vous paraîtront nettement plus clairs et vous pourrez cerner la trajectoire à donner à votre démarche GPEC, en lui donnant le cadre nécessaire (délais, livrables, acteurs impliqués…).

Ensuite, vous pourrez vous focaliser sur les compétences déjà présentes en interne et les besoins en compétences, pour déterminer les écarts actuels.

 Conseil : Collecter toutes les informations nécessaires et dialoguer avec les dirigeants afin de comprendre la trajectoire souhaitée de la démarche sont essentiels pour sa réussite. De cette façon, vous pourrez aligner vos enjeux RH sur les enjeux business de l’entreprise.

2. Faire l’état des lieux en interne pour identifier les écarts

La mise en place d’une GPEC passe inévitablement par la réalisation d’un diagnostic interne sur les collaborateurs, leurs profils, les compétences et les différents métiers au sein de l’entreprise. Cet état des lieux en interne a pour but de bien comprendre la situation en termes d’organisation et d’identifier les axes d’amélioration. Le saviez-vous ? 2 responsables RH sur 5 déclarent ne pas connaître les compétences détenues par leurs employés aujourd’hui selon l’étude Mercer global talent trends 2020. Il est alors d’autant plus important de faire le point avec l’état des lieux pour les RRH !

De cette façon, vous obtiendrez un aperçu des besoins internes en termes d’emplois et de compétences. En identifiant les écarts entre les compétences réelles détenues et les compétences souhaitées pour les emplois de demain, vous serez en mesure de mieux définir et orienter votre stratégie RH. C’est pourquoi cette étape est importante dans la réussite de votre démarche GPEC.

Pour vous aider, voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour commencer :

• Les compétences de mes collaborateurs sont-elles celles attendues au sein de l’entreprise ?
• Y a-t-il des besoins en formation et en compétences ?
• Quelles compétences ai-je besoin de développer en interne ?
• Les fiches de fonction sont-elles à jour ?
• Avons-nous des projets de mobilités internes dans l’entreprise ? Si oui, combien et comment on les organise ?
• Mes collaborateurs se sentent-ils bien dans leurs postes par rapport à leur niveau d’expertise et leurs compétences ?
• Quel est le niveau de maîtrise des compétences de mes salariés ?
• Comment sont gérés les départs dans l’entreprise ?
• Quelles compétences restent manquantes, c’est-à-dire celles que j’aurais en recrutant ?

Autant de questions qui vous aideront à déterminer l’ampleur du projet à mettre en place, et qui peuvent être facilement résolues avec différents outils de GRH :

• la cartographie des compétences et des métiers
• les fiches de fonction ou fiches emploi
• les passerelles de mobilité entre les métiers.

En résumé, cette étape vous permettra d’identifier et de mesurer les écarts, afin de mieux les réduire. Et pour ça, on a besoin d’un plan d’action ! Mais ça, on le verra un peu plus bas alors poursuivez la lecture !

 Conseil : À partir de maintenant, un seul mot d’ordre : la communication ! Diffusez un maximum l’information et intégrez tous les acteurs nécessaires à la réussite de la démarche, soit : la direction, les managers et les collaborateurs. Nous en reparlerons plus tard.

Et pour réussir ce changement, vous aurez besoin de divers outils et pratiques GRH à utiliser pour votre démarche GPEC :

Les outils de la GPEC 

• L’identification et l’évaluation des compétences : entretien annuel et entretien professionnel, cartographie et référentiel de compétences, référentiel des métiers, enquête de satisfaction, indicateurs de performance…
• Le développement des compétences : plan et actions de formation interne et externe, parcours d’intégration et d’onboarding, VAE, empowerment…
• La gestion de carrière et des mobilités : plan de remplacement, organigramme de remplacement, passerelles de mobilité…
• Recrutement : plan de recrutement, offres d’emploi, outils de sélection et d’aide à la décision…

Les OPCA, organismes paritaires collecteurs agréés, peuvent vous accompagner et vous aider sur le financement des formations notamment. Et ça, c’est toujours bon à savoir !
Si besoin, vous pouvez faire appel à des consultants externes et experts de la démarche GPEC. Ils seront alors sollicités pour intervenir durant les différentes réunions de présentation du plan d’action et sauront vous aiguiller si nécessaire.

💡 Conseil : La méthode des OKR (Objective Key Result) est de plus en plus répandue au sein des entreprises. Pourquoi ? La raison est simple : chaque collaborateur a un objectif donné, qui est rattaché à un objectif d’équipe, lui-même rattaché à un des objectifs stratégiques de l’entreprise. Ici, les compétences sont donc la clé puisqu’elles servent directement un objectif d’entreprise. C’est pourquoi nous pensons que c’est un bon moyen pour aligner les actions GPEC sur les objectifs stratégiques. Chez 365Talents, nous l’appliquons depuis septembre 2020 !

4) Communiquer et renforcer l’implication de tous les acteurs

Nous l’avons déjà évoqué précédemment, mais la communication est indispensable pour la réussite du projet.
Surtout à cette nouvelle étape, où vous allez présenter votre GPEC à tous les acteurs concernés : la direction, les managers et les collaborateurs. La communication auprès de tous est un élément essentiel à prendre en compte :

• La direction : la démarche est dans la plupart des cas soutenue et approuvée par le CEO et/ou le DRH. Plus le projet est grand, plus il doit être supporté par les dirigeants afin de lui donner de la légitimité auprès de tous.
• Les managers : les managers sont en première ligne de la démarche également. Pourquoi ? Car ce sont les mieux placés pour l’identification et l’évaluation des compétences et de carrières de leurs équipes. Ce sont de véritables chefs de ligne pour communiquer auprès de leurs collaborateurs, alors n’oubliez pas de les impliquer !
• Les collaborateurs : une bonne communication auprès des salariés les aide à adhérer et à s’impliquer dans la démarche GPEC et ses enjeux. En effet, on parle ici de faire évoluer leurs compétences et leurs carrières, ils sont donc inévitablement les premiers concernés.
  Le saviez-vous ? 77% des salariés estiment que les RH ne suivent pas assez leur carrière selon l’étude de Qapa. Raison de plus pour communiquer et leur prouver que vous vous intéressez à eux, non ?
  Les représentants du personnel : comme ils sont chargés de veiller à la valeur ajoutée des projets pour les collaborateurs, intégrez-les également dans votre démarche. Il est important qu’ils connaissent les bénéfices de celle-ci pour les salariés.

💡 Conseil : Communiquez et impliquez-les jusqu’à la fin du processus, c’est-à-dire jusqu’au déploiement du projet et son évaluation, dont on vous parle juste en dessous !

5) Déployer la démarche GPEC et suivre le projet

Maintenant que vous avez toutes les clés en main, il est temps de déployer votre GPEC !
À noter que la démarche GPEC n’est pas un projet à court terme, mais au long terme car elle s’étale sur une période de 3 ans minimum.

C’est la raison pour laquelle il est important de procéder étape par étape, de les évaluer et d’ajuster le projet si besoin. N’oublions pas que la GPEC a également pour but d’anticiper les compétences de demain et les nouveaux métiers : ils sont sans cesse en évolution, alors votre projet se voudra cyclique, plutôt que constant. Des adaptations et changements seront peut-être à prévoir, alors assurer un suivi ne pourra que vous être utile !

Le suivi vous permettra de capitaliser sur ce qui a bien fonctionné, de réajuster les objectifs, d’en définir des nouveaux si nécessaire, et de changer de méthodes/d’outils en cas de besoin. Pour accompagner en permanence l’évolution de l’entreprise, il est essentiel d’évaluer votre projet à chaque étape pour faire vivre la GPEC dans le temps et en continu, comme un cycle.

Mais comment faire ? La méthode QQQOCP est là pour vous aider :

• Qui va évaluer : la direction (pour évaluer le ROI et l’impact sur les enjeux stratégiques), les managers (pour évaluer l’évolution des compétences), les salariés (pour évaluer la démarche ou la formation), les représentants du personnel, le département RH.
• Quoi évaluer : les livrables, le respect des délais, les outils et les méthodes utilisés tout au long du processus, la communication autour du projet, l’implication de tous les acteurs, les budgets.
• Quand évaluer : à chaque étape du projet, et bien évidemment quand il touche à sa fin.
• Où évaluer : en réunion, que ce soit en présentiel ou en distanciel, ou bien lors des entretiens individuels.
• Comment évaluer : via des indicateurs quantitatifs (le nombre de collaborateurs formés, le nombre de recrutements, le nombre de mobilités effectuées, le coût des dépenses…) et des indicateurs qualitatifs (pendant les mises en situation au travail, avec des questionnaires et enquêtes de satisfactions…)
• Pourquoi évaluer : l’évaluation permet un meilleur suivi et sert à prouver la valeur ajoutée de la démarche à tous les acteurs, notamment à la direction qui va vérifier le ROI.

💡 Conseil : Pour une meilleure gestion du projet, et surtout une meilleure gestion de toutes ces données, nous vous conseillons de vous outiller de solutions digitales pour vous aider. Les documents words et les tableurs excels c’est bien, mais ils ne sont pas connectés entre eux et retrouver les données vous paraîtra vite fastidieux !

En résumé, la GPEC est un projet prioritaire et permanent. C’est un processus qui peut paraitre long à mettre en place, mais il en vaut le détour ! Une démarche GPEC, c’est :

• La problématique en matière d’emplois et de compétences et les objectifs à atteindre
• L’état des lieux de la situation actuelle pour réduire les écarts
• Le plan d’action à mettre en œuvre
• La communication du projet, encore et toujours
• Le déploiement et le suivi de la démarche

Vous souhaitez mettre en place un logiciel vous permettant de mieux accompagner vos collaborateurs dans l’évolution de leurs compétences et de leur carrière ? 365Talents est là pour vous aider !

Nous proposons une solution complète pour tous nos clients : nous construisons ensemble le référentiel des compétences dynamique de votre entreprise, qui vous aidera grandement dans votre démarche GPEC !

Notre technologie d’analyse sémantique permet de capter l’ensemble des talents de vos collaborateurs (explicites ou implicites), et vous disposez ainsi d’une cartographie réelle des compétences de l’entreprise. Mettre en perspective ces compétences avec vos besoins opérationnels et stratégiques sera un jeu d’enfant 😉