Processus RH : comment réussir à les mettre en place ?

De la gestion du personnel au développement du capital humain, les RH ont fait du chemin. Il n’est toutefois pas possible de réussir cette transition sans mettre en place des processus RH adaptés, agiles et performants. Leur définition, leur cartographie et leur évolution doivent être au centre de vos priorités.

Ce travail n’est pas qu’une formalité. Il nécessite une compréhension en profondeur des enjeux. Mais surtout, il demande de la rigueur et une méthodologie claire. 

Qu’est-ce qu’un processus RH ?

Pour entrer dans le vif du sujet, définissons ensemble ce que sont les processus RH. Ils désignent des actions spécifiques et tactiques qui sont menées par les RH dans l’entreprise.

Ces actions servent 2 grands objectifs… 

• Objectif n°1 : accompagner le développement du capital humain
• Objectif n°2 : optimiser en fonction des besoins de la société

En quelques années, les équipes RH ont joué un rôle de plus en plus stratégique, complexe et décisif. Cette transformation s’explique par une prise de conscience générale. Les Hommes et les Talents sont la force des entreprises et leur plus grand atout.

Dans cette vision stratégique, les processus RH se calquent sur la réalisation des objectifs fixés par la direction.

Les enjeux sont désormais clairs. Ces nouveaux processus doivent permettre à l’entreprise de faire face à un environnement toujours plus concurrentiel.

Pourquoi les processus RH sont importants ?

Les attentes des Talents ont changé. Les collaborateurs ont également revu leurs exigences à la hausse.

Les entreprises font maintenant face à une concurrence sans précédent et la guerre  des talents est l’un des piliers du succès… si ce n’est le principal.

Mais pour offrir un cadre attractif et un environnement idéal aux collaborateurs, les RH ne peuvent poursuivre leur travail comme avant. 

Les entreprises doivent identifier leurs processus RH, les cartographier et les optimiser. Ils sont capitaux pour intégrer chaque manager et collaborateur dans la direction de l’organisation. 

Il est également indispensable de les concevoir de manière collaborative pour les rendre vraiment efficaces.

Auparavant perçus comme des freins au développement de l’entreprise, les processus RH deviennent des accélérateurs. Mais alors comment s’y prendre… ?

Comment définir ses processus RH ?

Étape 1 : Identifiez toutes les activités liées au RH

Listez-les, regroupez-les, puis ordonnez-les.

Ce sera un excellent point de départ. Prenons le cas de la mobilité interne (on revient sur ce processus RH plus en détail en fin d’article). 

• Commencez par lister les postes à pourvoir et les compétences recherchées
• Identifiez vos Talents et les compétences clés disponibles
• Trouvez un outil dédié pour faire le matching avec vos besoins et anticiper les demandes de formations pour les compétences de demain
• Mettez ensuite en place toute la gestion administrative liée aux questions de mobilité interne

Étape 2 : Déterminez vos processus RH avec le Design Thinking

D’abord, optimisez les processus existants. Ensuite, travaillez sur l’élaboration des nouveaux en adéquation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et le terrain.

L’utilisation du Design Thinking en RH est alors intéressante, car la théorie et la pratique se confrontent immédiatement.

Il y a ainsi moins de risques d’incohérences entre la stratégie et le terrain.

Étape 3 : Attribuez les responsabilités

C’est à cette étape que vous devez définir les rôles et les responsabilités de chacun. Attribuez à chaque acteur du processus RH une mission et communiquez efficacement auprès du principal concerné.

Dans un tel processus collaboratif, le succès repose sur la réussite globale : chacun apporte sa pièce à l’édifice.

Étape 4 : Suivez vos processus RH

Une fois que vous les avez mis en place, ce n’est pas terminé pour autant. Vos processus sont faits pour être suivis. Ils pourront alors être mesurés, évalués, puis améliorés si besoin.

Les méthodes lean et agile ne doivent pas vous être inconnues, n’est-ce pas ?

Cartographier ses processus, par où commencer ?

Comprendre les intérêts de la cartographie

Il existe un grand nombre d’avantages lié à la cartographie de vos processus. Retenez les plus importants : 

• Représenter un état des lieux des processus RH et ceux à optimiser
• Améliorer le dialogue entre le service RH et les métiers de l’entreprise
• Créer une dynamique positive dans l’organisation
• Amorcer le changement et donner une vision de l’avenir grâce à l’anticipation

Cartographie : les bonnes pratiques

Avant tout, l’idéal est de référencer l’ensemble de vos processus RH sur un seul document.

De leur état des lieux à leur vision globale et fonctionnelle en passant par l’identification des processus RH à optimiser, visez l’exhaustivité.

De manière concrète, tout part de la stratégie et des objectifs de l’entreprise. Chaque action servira donc ces derniers.

C’est ainsi qu’il devient possible de collecter l’information en interne.

• Interrogez les collaborateurs sur leurs actions RH
• Observez les processus au quotidien
• Récoltez des documents (formulaires, templates, etc.)
• Analysez l’organisation des différentes équipes 

Tout cela doit vous aider à établir explicitement les tâches de chacun et les liens qui les unissent.

• Harmoniser les pratiques RH et managériales

Votre travail se simplifie et l’onboarding et la communication des nouveaux processus devient plus rapide. 

• L’agilité des processus

L’agilité doit être une priorité lors de la création de tout processus RH. Inconcevable aujourd’hui d’imaginer le contraire : cela causerait certainement des retards ou des blocages à moyen-terme.

Si les processus RH ne sont pas agiles dans leur construction, ils risquent de rigidifier le fonctionnement de toute l’entreprise… ce qui est précisément l’effet inverse de ce qui est recherché.

• Co-construire pour ne pas imposer

Par ailleurs, ces processus ne peuvent être définis par la direction uniquement, dans une logique top-down traditionnelle. L’approche “bottom-up” est plus adaptée : partant du terrain, elle se base sur les attentes des employés.

En effet, vous devez développer vos processus RH dans une logique de co-construction. Les imposer en interne aura un effet contre-productif… 

Comment faire adhérer un collaborateur à une action, s’il n’a pas été invité à participer à son élaboration ?

Mobilité interne : un exemple de processus RH 👍

La mobilité interne est au cœur de la fidélisation des Talents. Comment l’intégrer dans une réflexion RH plus globale ? 

4 grandes étapes simples avant d’aller plus loin. 

• Étape n°1 : Mettre à jour les opportunités internes

Récolter les besoins des équipes ne suffit pas. Encore faut-il permettre à tous les collaborateurs d’avoir un accès simple (nous insistons là-dessus) à toutes les offres avec des systèmes de filtres par exemple. 

• Étape n°2 : Définir des actions d’accompagnement des collaborateurs

Et si les profils que vous recherchiez étaient déjà sous vos yeux ?

• Étape n°3 : Former vos équipes sur des compétences spécifiques

La réalité du terrain est vos collaborateurs. Des solutions vous permettent aujourd’hui d’identifier les écarts entre les forces d’aujourd’hui et les métiers de demain pour anticiper vos plans de formation. 

• Étape n°4 : Rendre les changements de postes fluides et simples

En synthèse

Les processus RH sont devenus nécessaires pour fluidifier les organisations. Ils sont indispensables pour attirer et retenir les talents devenus sensibles à la co-construction des cadres d’actions.

Définir les processus RH passe en premier lieu par une cartographie complète. N’oubliez pas également de prendre en compte les besoins (et retours) terrain. Ce sont eux qui utilisent ces processus au quotidien.