4 règles pour un séminaire en remote réussi

Chez 365Talents, l’équipe People and Finance organise environ quatre séminaires par an. Startup nation oblige, en interne on les appelle #SeasonOpeners. Nous avons en effet à cœur de lancer chaque nouvelle saison avec un événement fédérateur pour l’équipe.

Cet événement sert aussi un objectif stratégique ; c’est l’occasion de rassembler toutes les expertises pour parler d’un projet commun et de faire la fête ensemble 😎.

Le défi cette année ? Retransmettre cet esprit dans un événement 100% digital.

Pour y arriver, nous sommes partis du principe qu’il fallait organiser une journée à notre image : décontractée, créative et efficace. Je vous propose de découvrir les 4 règles qui m’ont permis d’organiser ce séminaire qui a eu lieu en avril dernier.

Conseil n°1 : avoir une organisation technique simple

Le jour j, toute l’équipe s’est donné rendez-vous sur notre outil de visioconférence habituel Google Meet. Parfait pour un effectif de 40 personnes, cet outil permet notamment d’enregistrer des sessions, faire des sous-salles et d’accéder à des tableaux blancs participatifs. Mon premier conseil est de ne pas changer d’outil pour cette journée, vous risquez de perturber vos collaborateurs.

Pour organiser l’événement sur une seule journée, tout le monde s’est réuni à 9:30 sur un lien Google Meet, qui a d’ailleurs été réutilisé en fin de journée, un peu comme un lieu de ralliement. Pour centraliser les informations et éventuelles interrogations, j’ai aussi créé un channel Slack dédié.

Conseil n°2 : toujours laisser le choix

Le distanciel a des avantages qu’il faut utiliser à bon escient. Sa flexibilité permet d’être à moins d’un mètre de sa famille, tout en étant en réunion avec ses collègues. Et c’est un élément à prendre en compte et à maintenir pendant ces journées de séminaire. Pour respecter ce principe, nous avons laissé les collaborateurs s’organiser librement.

Après avoir posé les règles de la journée, nous avons poursuivi avec le lancement des OKR, ou Objectives Key Results pour les 6 prochains mois. Le but de cette démarche est de formuler des objectifs pour piloter la performance de l’entreprise. Les OKR ont la particularité d’être transversaux, et c’est donc tout naturellement que nous avons amorcé une réflexion commune :
6 équipes hétérogènes
3 grands thèmes
Pas de processus imposé, juste une trame à respecter et une deadline à 15:30 ; chacun a eu le loisir de s’organiser comme il l’entend. Cette agilité leur a permis de mieux s’approprier la mission. Quand on rend le collaborateur acteur, il devient proactif.

J’ai choisi de garder la même logique pour l’une des activités “fun” de la journée. Même si elle n’était pas obligatoire, les teasers mis en place les jours précédant le Season Opener ont fortement incité les collaborateurs à participer. En amont, chaque talent a reçu un panier de courses mystère. Le jour J, l’équipe a révélé le défi culinaire “Qui sera notre talent chef ?” Avec une liste d’ingrédients imposés, ils devaient imaginer un plat, le photographier et l’envoyer aux autres sur Slack. Tout le monde avait le choix de cuisiner en live sur la visioconférence commune ou simplement de poster la photo, une fois le plat cuisiné.

On a eu un festival de plats plus créatifs les uns que les autres. Certains très corporate, d’autres plus énigmatiques… Notre grand gagnant, Marco, a remporté un bon de 100€ de plats à emporter à commander dans un restaurant de sa ville.

Conseil n°3 : Avoir un fil de discussion dédié à la journée et répéter l’information

Après ce défi culinaire haut en couleur, nous sommes tous repartis en session de travail.
La journée s’est déroulée plutôt naturellement grâce au channel Slack dédié. Les informations étaient données en visioconférence et répétées sur le fil de discussion. Tous les participants savaient donc clairement ce qu’on attendait d’eux quel que soit le moment de la journée.

Ce système me permettait aussi de répondre aux questions. Lors de la restitution des plans d’actions liés aux OKR, l’équipe (comme à son habitude) a été efficace, investie et percutante. Mention spéciale pour nos apprentis et stagiaires qui nous ont montré qu’ils avaient saisi nos sujets, même les plus complexes.

Conseil n°4 : miser sur des pros

La journée s’est terminée en beauté avec la deuxième activité fun : l’escape game ! Sur une recommandation de Virgile Raingeard, DRH de Comet, nous avons fait appel à The Box, pour nous accompagner.

C’est une belle histoire : après la fermeture de leur structure d’escape game à Metz, ils décident de faire preuve d’une grande adaptabilité et de proposer aux participants l’expérience en visio guidée par un comédien qui lui est dans la salle de l’escape game.

Et bien vous savez quoi ? Cela fonctionne très bien ! Grâce aux talents des comédiens et à une adaptation des outils en version digitale, on est complètement embarqués dans l’histoire. Les groupes sont limités à 8 personnes pour favoriser l’interaction. Nous avons bien sûr mélangé les équipes au préalable. La fierté d’avoir réussi nos missions peut se lire sur nos visages.

On ne regrette pas d’avoir fait confiance à une équipe de professionnels du loisir pour finir cette journée au top. Ils nous ont apporté un grain de folie qui a été très contagieux.

On vous le confirme, en respectant certains principes, les séminaires en remote, c’est possible ! Une bonne dose d’adaptation, un soupçon de flexibilité, beaucoup de décontraction et le tour est joué.

Merci à l’équipe de toujours nous suivre dans nos idées et merci aux fondateurs pour leur confiance.