KPIs RH : pourquoi sont-ils indispensables ?

Ce n’est désormais plus un secret : le digital transforme en profondeur l’ensemble des fonctions de l’entreprise. Les équipes RH sont donc naturellement, elles aussi, impactées (positivement) par ces changements, notamment via la mise en place de KPIs RH.

Il y a quelques années maintenant, l’enjeu des entreprises était de récupérer un maximum de données, internes comme externes. Le Big Data était dans toutes les réunions.

L’accès aux données est devenu de plus en plus simple. Le challenge, aujourd’hui, réside désormais dans la façon dont ces données peuvent être utilisées pour l’entreprise.

• Comment réussir à traiter ces données pour les rendre actionnables ?
• Comment les données peuvent-elles m’aider à prendre de meilleures décisions ?
• Quelles sont les bonnes pratiques pour suivre ces données dans le temps ?

Autant de questions que les DRH et Managers RH se posent, eux aussi.

Ces données doivent aujourd’hui servir l’intérêt commun de l’entreprise pour accompagner toujours plus efficacement ses collaborateurs. Et c’est à ce moment-là qu’entre en jeu les indicateurs de performance RH (KPIs RH – Key Performance Indicators).

Google a, pendant longtemps, été un ambassadeur de la méthode OKR (Objectives & Key Results). Bien connue aujourd’hui, elle permet à l’entreprise de mettre des mots et des indicateurs sur sa vision et son exécution par ses équipes. Tout le monde va alors dans la même direction avec des objectifs communs à tous.

Généralement découpés en trimestre, ils permettent de mesurer la performance des équipes sur des périodes plus ou moins longues. Les indicateurs et autres KPIs RH sont alors primordiaux pour comprendre les évolutions et se rendre compte de ce qui fonctionne (ou non).

Vous le savez, la fonction RH se focalise sur des objectifs proches de l’humain. L’enjeu stratégique est interne.

Vos indicateurs RH sont à définir en fonction de vos processus

Il existe autant d’indicateurs que d’entreprises. Chaque micro-action peut être un prétexte pour la mise en place d’un nouvel indicateur.

Chez 365Talents, nous sommes convaincus du lien évident qu’il existe entre la mise en place d’indicateurs et le bon suivi des processus. Ces derniers peuvent être découpés en deux catégories :

• Les processus fonctionnels :

Ils correspondent aux fonctions clés d’une équipe Ressources Humaines : le recrutement, la gestion de carrière, la formation ou encore la mobilité interne.

• Les processus de management

Ils sont en lien avec les autres services de l’entreprise. Il s’agit là de servir l’intérêt collectif : management des compétences, gestion de la performance et des talents, etc.

Parce que nous préférons la qualité et la pertinence des indicateurs à leur quantité, nous avons donc regroupé les principaux indicateurs en catégorie.

Un point important avant de poursuivre.

Vos indicateurs et KPIs RH ne sont pas nécessairement quantitatifs et chiffrés. Prenons un nouvel exemple concret.

Il y a quelques semaines, votre Responsable de Formation a lancé un nouveau MOOC pour les équipes commerciales. Le premier batch est sur le point de se terminer.

Il est aussi intéressant de prendre le temps d’organiser une session d’échanges avec les stagiaires pour récupérer des verbatims et de nouvelles idées. Vous améliorez ainsi les prochaines sessions. Dans un cas comme celui-ci, la ‘matière’ ne sera pas quantitative, mais elle vous donnera de précieuses informations pour le développement des compétences de vos collaborateurs.

Les 3 types d’indicateurs RH à connaître absolument

Revenons maintenant sur nos KPI RH.

Quels sont donc les quelques indicateurs que nous vous conseillons de prendre en compte pour chacune des catégories suivante ?

Les KPIs de recrutement

• Délais de recrutement (entre l’identification d’un besoin et la prise de poste)
• Coûts de recrutement (peuvent inclure le temps moyen dédié aux recrutements par votre équipe)
• Ration de candidats retenus/ candidats proposés
• Part de CDD, CDI recrutés (variations au mois, trimestre et à l’année)
• Ratio de diversité (genre, diplômes, niveau d’études, etc.)

Ces KPIs, centrés recrutement, vous permettent de comprendre vos forces et vos points d’amélioration pour mettre à jour vos processus et devenir plus efficace.

Les KPIs de formation et de mobilité interne

• Évolution du nombre de formations proposées
• Taux de réussite des formations e-learning (score moyen)
• Pourcentage de collaborateurs ayant suivi au moins une formation dans l’année
• Note globale attribuée aux différentes formations proposées (appréciations de vos collaborateurs suite à un questionnaire en fin de formation, par exemple)
• Évolution du nombre de postes à pourvoir en interne
• Pourcentage de recrutements internes (politique de mobilité interne)
• Part de salariés ayant eu une proposition de mobilité sur les 12 derniers mois
• Délais de recrutement interne
• Coûts de recrutement interne

Ces indicateurs sont bien entendus à comparer aux indicateurs de recrutement : la mobilité interne et la formation étant les meilleurs leviers de montée en compétences de votre organisation à votre disposition.

Les KPIs d’engagement des talents

• Pourcentage de Hauts Potentiels (HP) identifiés
• Pourcentage de collaborateurs repérés comme “HP” après avoir suivi une formation
• Évolution du nombre d’entretiens de performance réalisés annuellement
• Turnover des collaborateurs identifiés comme Haut Potentiel (intéressant de comprendre pourquoi ce turnover augmente ou diminue dans le temps)
• Part du budget formation allouée chaque année au développement de compétences stratégiques.

Bien que cette liste puisse vous servir de support pour définir vos KPIs, il ne sera pas toujours pertinent de simplement copier-coller les pratiques d’une autre entreprise.

Il est important de prendre en compte votre marché, le fonctionnement et l’organisation de votre entreprise, la répartition de vos équipes et les ressources que vous souhaitez allouer au suivi et au reporting de ces indicateurs RH.

La vision de Renault sur la mise en place d’indicateurs RH.

Suzanne Consigny est Directrice de la Stratégie et des Opérations RH de Renault depuis plus de 7 ans.

Elle est notamment en charge de définir les indicateurs de performances RH qui permettent de suivre les objectifs du groupe. Et qu’en est-il de ces indicateurs ?

Nous en parlions un peu plus haut : créer des indicateurs pour le simple plaisir d’avoir des graphiques et des courbes n’a pas vraiment d’intérêts. Votre objectif est de vous concentrer sur un nombre restreint de KPIs RH, mais stratégique pour vos équipes et l’entreprise.

La Direction Générale de Renault avait identifié il y a quelques années trois leviers RH que nous avons trouvés pertinents chez 365Talents :

• Développer le talent et la diversité
• Préparer les collaborateurs aux défis à venir
• Engager et former les collaborateurs

Par exemple, chaque mois des indicateurs de diversité (genre et diplôme notamment) sont consolidés dans un “scorecard” groupe par régions et par pays.

Pour chaque pays, les indicateurs à prendre en compte peuvent varier. Il faut être flexible sur le suivi des KPIs RH, même à l’échelle d’un grand groupe !

En synthèse

Vous l’aurez donc compris, le digital est une formidable opportunité de récupérer de nombreuses données prêtes à être consolidées dans des tableaux de bord et autres reportings.

Pour votre équipe, les enjeux stratégiques sont internes puisqu’une grande partie de votre travail consiste à accompagner vos collaborateurs au quotidien.

Définir des KPIs RH est indispensable pour comprendre et suivre vos objectifs (mensuels, trimestriels et annuels). Ils sont à mettre en place en fonction de vos processus organisationnels (l’entreprise) et fonctionnels (votre équipe).

De nombreux KPIs RH existent et nous vous en avons listé plus d’une vingtaine. Attention cependant à ne pas vous perdre dans des tableaux de bord. Concentrez-vous sur quelques indicateurs pour prendre le temps de les suivre et d’améliorer vos processus en fonction.

Nous avons maintenant une question pour vous ! 

Quels sont les 4 principaux indicateurs actuellement en place dans votre entreprise ?

Pour les entreprises en recrutement, faire appel à des profils indépendants permet donc de combler un déficit technique à court ou moyen terme : c’est également un moyen de ne pas assumer les coûts d’un emploi à temps plein et de disposer de ressources humaines flexibles à moindres coûts.

Dans la lignée du développement du “remote working”, l’intégration de profils freelance en entreprises soulève donc de nouveaux enjeux autour de la communication et de la collaboration inter- et intra-équipes : celles-ci devront pouvoir trouver un équilibre pour concilier travail en présence physique et travail en virtuel et créer de la synergie dans des équipes parfois décousues.