Nos 8 conseils pour être un bon manager à distance

Être un bon manager ne s’improvise pas. Il y a des indispensables à connaître, que beaucoup de managers ne maîtrisent pas encore. La preuve en est avec une étude menée par l’institut Gallup sur l’engagement des salariés vis-à-vis de leur manager. Ce rapport à trois ans, et pourtant, peu de choses ont vraiment changé depuis.

La France se classe dernière en terme d’engagement des salariés au travail, à l’échelle européenne. L’enquête ne s’arrête pas là, puisqu’elle porte également sur les facteurs qui influent sur l’engagement des salariés. Encore une fois, les résultats ne sont pas très bons :

• 70% de la variation de l’engagement est imputable aux managers
• 50% des salariés ont quitté leur travail pour se libérer de leur manager

Regardons le bon côté des choses : la marge de progression est considérable. Par ailleurs, l’opportunité pour des entreprises comme la vôtre de se démarquer par ses méthodes de management, est accessible !

En 2020, un nouvel élément est venu tout compliquer : le télétravail imposé

Le premier confinement à pris tout le monde par surprise et les français ont étés obligés de s’adapter. Pourtant plébiscité à l’origine, l’experience du télétravail quotidien a été particulièrement difficile pour certains salariés. Avec la précipitation et l’urgence du confinement, beaucoup n’ont pas eu le temps de prendre les mesures pour s’adapter et assurer efficacement leurs missions. Aussi, le ressenti n’est pas le même quand le télétravail est un choix et quand il est imposé. 

Si la patience, l’empathie, la confiance et une vision long-terme sont les ingrédients à réunir pour s’améliorer et devenir un meilleur manager, dans le monde dans lequel nous vivons aujourd’hui, il est indispensable de savoir utiliser cette recette à distance. 

Découvrez nos 8 conseils à ce sujet, avec des exemples pratiques à la clé.

N°1 : adaptez votre management à la personnalité de chacun

Chaque collaborateur est différent. Personne ne veut être dirigé au sens premier du terme. Ce que les gens veulent, c’est être soutenu et encouragé au quotidien.

C’est justement là le rôle du manager.

Il réussit à s’adapter aux attentes et à la personnalité de chacun pour avoir un management beaucoup plus collaboratif.

Votre job, en tant que manager, est de permettre à votre équipe de progresser, de gagner en compétence et en impact dans l’entreprise. Vous ne devez pas avoir peur qu’ils deviennent meilleurs que vous ou qu’ils se fassent chasser ailleurs, pour leurs compétences. Si vous ne faites rien pour les accompagner et les pousser vers le haut, ils partiront, quoi qu’il arrive.

Soyez visible

C’est le moment de faire plus de points individuels avec les membres de votre équipe ; de leur demander comment ils-vont ? Comment ils se sentent ? N’ayez pas peur de demander s’il y a aussi des mauvaises nouvelles. Vos collaborateurs ont besoin d’être accompagnés et rassurés. Le fait d’être visible vous rend aussi plus accessible : un point essentiel pour une communication fluide. 

N°2 : Évitez le micromanagement

Micromanager n’a jamais démontré son efficacité. Vos équipes doivent se sentir suffisamment autonomes. En pilotant et en contrôlant chacun des tâches opérationnelles réalisées par vos équipes, vous ne vous en sortirez pas.

Vous créez de la frustration des deux côtés, et les projets n’avancent pas plus vite.

En revanche, en début de projet, vous pouvez leur confier la responsabilité d’organiser des points réguliers d’avancement. Ces moments sont là pour que vous puissiez vous partager l’information, dans les deux sens. C’est également l’occasion de corriger (ou de recadrer) lorsque c’est nécessaire.

Utilisez les applications 

Il y a des centaines d’applications qui peuvent vous aider à communiquer et à manager vos équipes à distance. Les applications de gestion de tâches par exemple, vous permettent d’avoir une vision globale des projets et du niveau de progression de chaque employé : plus communément, qui travaille sur quoi en temps réel. Chez 365Talents, nous avons choisi l’application Asana.

N°3 : Apprenez à donner des feedbacks (ou simplement à dire merci)

Vous managez des hommes et des femmes, pas des machines (du moins pas encore).

Souvenez-vous lorsque vous étiez à l’école. Lorsque l’instituteur distribuait les copies corrigées, vous attendiez votre note. Mais vous aimiez aussi y lire les commentaires associés :

• “Félicitations, très bon travail”
• “Bon travail dans l’ensemble, pensez à vous relire”
• “Vous êtes capable de mieux, travaillez le point 4”

Pourquoi, arrivé dans le monde de l’entreprise, les encouragements et les retours ne sont plus indispensables ?

Vos équipes ne sont pas simplement là pour exécuter. Votre rôle est de les encourager lorsqu’il y a une baisse d’énergie, tout en les félicitant lorsque le travail est de qualité.

Ces feedbacks ne vous coûtent rien, et pourtant, ils ont un impact considérable sur la motivation de vos collaborateurs. Invitez-les à prendre un café et dites-leur ce qui vous plaît chez eux et dans leur façon de travailler.

Un conseil : ne mélangez pas les remarques positives et négatives. Les retours positifs et négatifs sont dilués dans un entre-deux qui n’a plus aucun impact. Prenez le temps d’organiser deux points distincts, formel ou non.

Dans les deux cas, il peut être intéressant d’en garder une trace écrite pour suivre la progression de vos salariés.

Favorisez les échanges informels

Ce qui manque le plus aux gens, ce sont les interactions informelles : les occasions de discuter autour d’un café, les petites conversations et blagues entre deux meetings… Pour y remédier, vous pouvez offrir à vos collaborateurs la possibilité de rejoindre des apéros virtuels ou encore créer un feed de conversation “humour”. L’objectif est de recréer des interactions, et ce toujours sur la base du volontariat !

N°4 : Soyez juste dans vos décisions pour privilégier la cohésion d’équipe

La notion de justice est un cadre très important pour le manager. Vos décisions doivent être justes et justifiées. Pas de favoritisme. C’est humain d’apprécier une personne plus qu’une autre, mais ça ne doit pas transparaître dans vos prises de décisions.

L’un des challenges lorsque l’on est manager est de garder une cohésion d’équipe sur le long-terme. Le favoritisme n’aide pas, et les conséquences ne sont pas propices à la performance :

• Démotivation
• Compétition malsaine entre vos collaborateurs
• Manque de sens et désengagement

Renforcez la cohésion d’équipe avec des actions simples

• Organiser régulièrement des réunions d’équipe (informelles notamment)
• Prendre le temps d’écouter les attentes de chacun au sein de l’équipe et vis à vis de leur manager (notamment sur une prise de poste)
• Célébrer les succès et les évènements importants de l’équipe (personnels ou professionnels)
• S’entourer de personnes externes (coachs par exemple) pour animer des teams buildings ou des sessions de travail en équipe.

N°5 : Fixez des objectifs clairs : qualitatifs et quantitatifs

Si vous ne mesurez pas la progression de votre équipe et de chaque personne qui la compose, il vous sera plus compliqué de les suivre à chaque étape d’avancement. Fixer des objectifs fait donc partie des inconditionnels en matière de management. Encore faut-il qu’ils soient suffisamment clairs…

Vous devez pouvoir traduire la vision de l’entreprise en actions concrètes pour vos équipes opérationnelles.

Et ça tombe bien, puisque c’est encore une fois de la responsabilité du manager d’expliquer clairement les objectifs et la vision de l’entreprise. Vous devez également vous assurer de faire le lien entre les objectifs de l’équipe et ceux de l’entreprise pour aligner tout le monde !

Une dernière chose : ces objectifs sont chiffrés, mais pas que. Prenez le temps de co-créer des objectifs plus personnels avec chacun (soft skills notamment). La progression peut se faire via des outils de pilotage des compétences, par exemple.

Utilisez les bons canaux de communication

Pour communiquer efficacement, vous devez prendre en compte les caractéristiques de tous vos canaux de communications. En pratique, vous pouvez utiliser les emails pour informer, répertorier ou gérer un projet avec beaucoup d’acteurs. En cas de question rapide, pensez plutôt à envoyer un message via le chat. Enfin, le téléphone ou la visio sont de bon outils pour une conversation informelle. Pour plus d’efficacité, partagez vos standards d’utilisation à votre équipe !  

N°6 : Laissez de l’autonomie à vos collaborateurs

On se permet une comparaison avec le sport.

Vous êtes le coach sur le bord du terrain. Votre mission est de les entraîner, et de les rendre meilleurs au quotidien. Mais sur les jours de match, vous êtes sur le côté. C’est le même principe sur les projets d’équipe. Laissez-leur l’autonomie nécessaire pour qu’ils puissent s’exprimer, tester et parfois même se tromper.

C’est en sortant de leur zone de confort que vos Talents apprendront le plus. Et comme le coach, vous n’êtes jamais très loin pour recadrer et donner des conseils si nécessaire.

Notre conseil : fixez des règles d’organisation et de conduite de projet en amont, et co-construisez-les avec vos collaborateurs pour avoir plus d’impact. C’est le moment de faire jouer l’intelligence collective de l’équipe !

C’est de la contrainte que naît la créativité. Poser donc des limites permet de créer le cadre nécessaire pour des prises d’initiatives. Le mot d’ordre : confiance.

Quelques exemples de bonnes pratiques

• Horaires de travail plus flexibles
• Autonomie de vos collaborateurs sur une prochaine présentation
• Liberté sur l’organisation d’un prochain team building
• Responsabilisation sur la prochaine présentation d’avancement d’un projet de l’équipe

N°7 : Soutenez vos salariés en donnant du sens à leur travail

Le manager dirige, mais est également là pour écouter, comprendre, responsabilité et soutenir ses collaborateurs.

Développement personnel et quête de sens. Ces mots vous sont forcément familiers. Tout le monde se pose des questions, et c’est bien normal.

Vous devez inspirer vos équipes à considérer leur plan de carrière comme leur projet le plus important de leur vie. Et votre rôle est d’accompagner chacun d’entre eux sur ce chemin.

Comment cela peut-il se traduire au quotidien ?

Si l’un de vos collaborateurs trouve de la motivation et se sent progresser sur un domaine en particulier, vous pourriez adapter ses missions quotidiennes pour qu’il puisse se focaliser sur ces nouveaux apprentissages.

Lorsque vous sentez une opportunité éventuelle pour l’un de vos collaborateurs, c’est votre rôle de le pousser auprès des équipes RH. Le sujet de la mobilité interne revient de plus en plus.

Il n’y a rien de plus gratifiant que de voir vos collaborateurs grandir, même si certains devront quitter votre équipe pour de nouvelles aventures.

N°8 : Montrez l’exemple et assumez vos responsabilités en tant que manager

C’est probablement l’une des choses les plus difficiles. Être un bon manager va au-delà de proposer un bon cadre de travail à ses équipes.

Vous avez été choisi pour deux raisons :

• Votre légitimité et vos compétences
• Votre crédibilité

Ces deux raisons sont généralement claires pour votre Direction. Beaucoup moins pour vos équipes, notamment sur une prise de poste.

Cette légitimité et cette crédibilité prendront du temps. Vous n’êtes pas le seul à évaluer. Vos équipes vous observent également, ne l’oubliez pas.

Et comme n’importe quelle compétence, être un bon manager s’apprend. Ce n’est pas parce que vous savez faire une tâche, que vous savez correctement la déléguer. Et pourtant, le raccourci est souvent trop vite fait en entreprise.

Soyez vous-même irréprochable sur les règles que vous fixez à vos équipes 

• Respect des horaires
• Transparence de communication sur les projets
• Respect des échéances
• Implication dans des projets internes

Sur un autre sujet, lorsque vous essayez quelque chose qui ne fonctionne pas, assumez également vos erreurs. Elles peuvent servir de leçon pour vos collaborateurs. Personne n’est parfait.

Une dernière chose : prenez vos responsabilités. Vous êtes là pour protéger vos équipes et prendre la responsabilité de certains échecs. Sur le long-terme, vous gagnerez en crédibilité en renforçant l’attachement que peuvent avoir vos équipes envers vous.

En synthèse

Beaucoup de bon sens et de pratiques parmi ces conseils. Au-delà des compétences opérationnelles et techniques, vos soft skills sont des atouts indispensables pour réussir en tant que manager et devenir meilleur.

L’information est désormais accessible à tous. Il y a une dizaine d’années, c’est précisément l’accès à ces informations qui vous donnait du pouvoir et de la légitimité. Aujourd’hui, l’information circule très rapidement au sein des organisations.

Votre rôle est donc ailleurs : inspirer et accompagner chacun de vos talents à développer leurs compétences et de s’épanouir dans le travail du quotidien.