Outils GPEC : et si vous adoptiez une solution RH digitale ?

Publié le 04 mai 2022 par Camille dans Compétences

On le sait, le développement des collaborateurs et de leurs compétences est un enjeu majeur pour chaque entreprise. Le capital humain est essentiel, il est donc important de pouvoir le développer.

Une GPEC permet justement de valoriser ce capital, puisqu’elle vise à anticiper leurs besoins en compétences. Pour savoir comment la mettre en place efficacement étapes par étapes, découvrez notre article sur le sujet.
Cependant, la démarche GPEC peut s’avérer fastidieuse si les entreprises et les départements RH ne sont pas bien équipés et outillés.

Pour faciliter cette démarche, il existe différents outils.
Quels sont les différents outils de la GPEC ? Quels sont les avantages d’une solution digitale innovante ? Comparons ensemble la mise en place d’une GPEC avec et sans logiciel !

Les outils de la GPEC

L’organigramme de l’entreprise

C’est certainement le premier outil à prendre en compte. Il permet d’avoir une représentation visuelle de l’organisation de l’entreprise et des Ressources Humaines. En identifiant l’organisation de tous les départements et services, vous obtiendrez plus facilement une vue globale des salariés, de leurs postes et de leurs compétences.

Ainsi, vous pourrez identifier les compétences en place et celles à acquérir pour atteindre les objectifs de votre GPEC fixés. Voici des exemples d’organigrammes illustrés par Advaloris et Edraw :

organigramme traditionnel

null

Les fiches de postes/emplois

Les fiches de postes ou d’emplois sont utilisées comme “cartes d’identité” d’un emploi au sein d’une entreprise. Elles visent à décrire et à encadrer les fonctions d’un salarié.
Une fiche de poste recense :

  • les fonctions
  • le statut hiérarchique du poste
  • les compétences requises
  • les responsabilités
  • les liens avec les autres membres de l’équipe et/ou de l’entreprise

Plus la fiche sera détaillée, plus la vision des compétences requises sera claire. De cette façon, il vous sera possible de définir quelles sont les compétences à approfondir/obtenir.

Les entretiens annuels

Les entretiens annuels des salariés sont très importants, puisqu’ils permettent d’évaluer, d’identifier les compétences ainsi que les besoins en formation de chaque collaborateur.
Mais les entretiens professionnels se préparent si vous voulez être certains de ne rien oublier et d’obtenir un bilan complet.
Le but n’est pas d’évaluer vos salariés pour leur “donner une note”, mais d’être en mesure de connaître leurs compétences, leurs besoins et leurs appétences. De cette façon, vous pourrez assurer le développement de carrière de chacun.

Pour vous aider, vous pouvez préparer une trame d’entretien. Sans oublier d’inclure les managers dans le process bien sûr, car ce sont eux qui vont le mener !

La formation des collaborateurs

Nous venons de le détailler, vous aurez sans doute besoin de mettre en place des formations pour vos collaborateurs, qu’elles soient collectives ou individuelles.
La formation est un autre outil de la GPEC pour combler le manque de compétences sur un poste, ou tout simplement pour réussir des mobilités internes.

Le saviez-vous ? 92% des français estiment qu’il est important de se former, selon une étude d’Edusign. Cet outil peut donc paraître anodin, mais il est pourtant à privilégier, surtout aux yeux des collaborateurs !

La cartographie et les référentiels de compétences

Pour rappel, la cartographie des compétences est un référentiel de l’ensemble des compétences d’une entreprise à un instant T. C’est un outil RH important qui permet d’enrichir la GPEC. Il permet d’évaluer la différence entre les compétences acquises et celles attendues pour un métier.

Le référentiel des compétences, quant à lui, est un outil RH incontournable pour optimiser la gestion des compétences au sein d’une entreprise. Il permet de répertorier toutes les compétences internes en mouvement. Il existe deux types de référentiel : le référentiel statique et le référentiel dynamique.

Il existe des logiciels RH pour faciliter la mise en place de ces outils afin d’améliorer la gestion de la GPEC. Pour découvrir comment le digital peut être utile à votre GPEC, poursuivez votre lecture !

cartographie des compétences 365talents

Le digital au service de votre GPEC

Les avantages de la digitalisation de la GPEC

Vous l’aurez compris, la mise en place d’une politique de GPEC est un processus complexe. La digitalisation de ce processus grâce à des solutions innovantes vous permettra de faciliter et d’optimiser votre démarche.

Les solutions de gestion des talents apportent une visibilité complète des outils de la GPEC. Grâce à cela, les compétences et les carrières de vos collaborateurs n’auront plus aucun secret pour vous.
Elles favorisent la mobilité interne en permettant la simulation de la mobilité de vos collaborateurs en fonction de leur patrimoine de compétences.

Globalement, la digitalisation de votre GPEC sera un atout considérable pour :

  • Améliorer la productivité de votre entreprise
  • Faciliter votre prise de décisions
  • Assurer un meilleur suivi des tendances concernant les nouvelles compétences et les nouveaux métiers

GPEC avec VS sans logiciel

La digitalisation de ces différents outils utiles à la GPEC vont vous simplifier la vie : gain de temps, vision globale des compétences et des talents actualisée en continu, développement des talents facilité… On vous explique comment la démarche GPEC accompagnée d’outils RH digitaux est à ne pas négliger.

digitalisation RH

Les entretiens

Avec un logiciel :
Réaliser des entretiens et évaluer leur suivi ne sera jamais aussi simple qu’avec une solution digitale !

  • Des solutions personnalisables à souhait : niveau de maturité de l’entreprise, équipes, périodes…
  • Des trames d’entretiens personnalisées faciles à mettre en place
  • Un gain de temps essentiel pour se concentrer sur les tâches moins chronophages
  • Une aide à la décision efficace

Sans logiciel :
Organiser une campagne d’entretiens annuelle sans logiciel, c’est :

  • Des trames d’entretiens à créer soi-même
  • Un stockage de tous ses comptes rendus compliqué
  • Une vue globale sur chaque entretien et les feedbacks difficile
  • Une perte de temps considérable

La cartographie et le référentiel de compétences

Avec un logiciel :
Une solution digitale vous permettra d’optimiser votre gestion des compétences en mouvement.

  • Une cartographie et un référentiel de compétences dynamiques ouverts et vivants
  • Une cartographie et un référentiel de compétences facilement actualisables
  • Une évolution en continu des collaborateurs avec l’identification de compétences et de métiers
  • Une vue globale simple sur toutes les compétences de l’entreprise

Sans logiciel :
Comment exploiter les compétences en mouvement si leurs données ne sont pas à jour ?

  • Un référentiel fermé et pré-construit
  • Une cartographie qui peut s’avérer déjà obsolète lorsque vous commencez à la formaliser
  • Une mise à jour continuelle à faire vous-même
  • Une perte de temps !

Les formations

Avec un logiciel :
Un logiciel de gestion de la formation facilite fortement la mise en relation des offres et des demandes en formation, ainsi que leur planification :

  • Gérer l’offre et la demande de formation
  • Visualiser les besoins en formation et les actions transversales liées à votre stratégie de montée en compétences
  • S’assurer que les formations proposées individuellement à chaque collaborateur soient pertinentes et utiles dans son évolution
  • Déterminer, assister et suivre le budget attribué aux formations
  • Évaluer et valider les compétences acquises ou non

Sans logiciel :
Organiser des formations peut s’avérer difficile, surtout pour les grandes entreprises. En effet, on peut passer à côté de nombreuses compétences et opportunités sans une vue globale des besoins en formation :

  • Manque de visibilité sur les compétences, formations et opportunités
  • Risque d’oublis dans l’identification des formations disponibles en interne et en externe
  • Perte de temps considérable si une seule personne/un seul service doit matcher les formations désirées et celles disponibles, en assurant leur suivi

Globalement

Les solutions de gestion des talents ont de nombreux avantages pour la fonction RH et la démarche GPEC :

  • le gain de temps dans l’identification des compétences, talents, besoins pour la GPEC
  • le gain de temps dans la mise en place de la démarche GPEC et de ses outils
  • une meilleure relation entre les besoins de l’entreprise et les besoins des collaborateurs
  • des cartographies des métiers et emplois actualisées et dynamiques
  • des référentiels de compétences rapidement répertoriées et dynamiques
  • une meilleure évaluation des changements internes et des changements à venir
  • l’identification des talents à garder dans votre entreprise

La mise en place d’une politique de GPEC nécessite différents outils pour chacune de ses étapes. Pour vous simplifier la vie, la digitalisation de la GPEC sera un atout considérable pour le département RH. Elle vous permettra d’avoir des outils optimisés et plus efficaces. Vous pourrez repérer les compétences et métiers utiles dans le futur, les nouvelles tendances d’évolutions de carrière et prendre les meilleures décisions pour votre démarche GPEC. Bonjour l’anticipation et au revoir la perte de temps !
Notre solution de Gestion des talents sera un atout indéniable pour conduire une stratégie GPEC efficace et réussie.

La solution 365Talents permet de réaliser une cartographie des compétences réelle et d’obtenir ainsi un référentiel de compétences dynamique. Notre technologie d’analyse sémantique permet de capter l’ensemble des talents de vos collaborateurs. Tous les acteurs
Ajoutée avec nos modules Formation et Mobilité interne, vous obtiendrez une gestion globale et efficace de la GPEC tout au long du processus.

Calculer le ROI d’une montée en compétences

L’upskilling possède de nombreux avantages, même s’il peut s’avérer difficile de les reconnaitre. Engagement du collaborateur, rétention des talents, réduction du turnover, avantages économiques... Découvrez comment évaluer le ROI d'une montée en compétences !
EN SAVOIR PLUS

Comment et pourquoi impliquer vos managers dans une montée en compétences ?

La montée en compétence constitue une majeure partie de la progression au travail de vos employés et optimise ainsi les résultats de l’entreprise. L'implication des managers est très importante car ils sont au plus près de leurs équipes.
EN SAVOIR PLUS

La montée en compétences au service de la mobilité interne

La mobilité interne est une stratégie efficace et avantageuse quand on sait s’y prendre. Découvrez la montée en compétences, l’ingrédient secret d’une mobilité interne réussie.
EN SAVOIR PLUS